Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie Atlassians Confluence als Wissenshub das Reporting transformieren und die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsbereichen verbessern kann. Angesichts der Notwendigkeit effektiver und transparenter Kommunikation unterstützte AONIC die Transformation von Confluence zu einem zentralen Reporting-Hub. Wichtige Dokumente wurden gebündelt und der Echtzeitzugriff für Stakeholder optimiert. Confluence ersetzte manuelle Berichtssysteme, wodurch ein effizienterer, automatisierter Prozess entstand, der die Entscheidungsfindung beschleunigte und die Arbeitsbelastung reduzierte.
Die integrierten Werkzeuge von Confluence, umfassende Projektübersichten und leicht verständliche Statusaktualisierungen förderten Offenheit, Zusammenarbeit und kontinuierliche Weiterentwicklung. Neben der Steigerung der betrieblichen Effizienz befähigten diese Veränderungen die Teams, proaktiv Probleme zu managen und fundierte Entscheidungen zu treffen – mit positiven Auswirkungen auf Projektergebnisse und strategische Ausrichtung.
Die Merck-Gruppe mit Hauptsitz in Darmstadt, Deutschland, ist ein weltweit führendes Wissenschafts- und Technologieunternehmen mit 60.000 Mitarbeitern in 66 Ländern. Gegründet 1668, ist sie das älteste Chemie- und Pharmaunternehmen der Welt und ein globaler Spitzenreiter. Die Gruppe umfasst rund 250 Unternehmen, wobei das Kerngeschäft von der Merck KGaA betrieben wird. Das Unternehmen gliedert sich in die drei Sparten: Healthcare, Life Sciences und Electronics.
Im Rahmen ihres ITOT-Konvergenzprogramms musste die Berichtsstruktur modernisiert und aktualisiert werden. Aonic unterstützte das Management und half bei der Integration einer modernen Reporting-Methode.
Challenge
Die anfängliche Herausforderung bestand darin, dass Berichte mit PowerPoint und Excel erstellt wurden – Werkzeuge, die mit mehreren inhärenten Nachteilen verbunden sind, welche Effizienz und Zusammenarbeit behinderten.
Eines der Hauptprobleme war die fehlende Zugänglichkeit. Diese Tools stehen nicht immer allen Stakeholdern gleichermaßen zur Verfügung, da Berichte oft lokal gespeichert oder uneinheitlich geteilt werden. Dies führt zu fragmentierter Kommunikation, Verzögerungen beim Zugriff auf kritische Informationen und Schwierigkeiten, sicherzustellen, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben.
Ein weiteres großes Problem war die Dezentralisierung. Berichtsdaten, die in PowerPoint und Excel erstellt wurden, sind oft über mehrere Dateien und Standorte verstreut. Ohne ein zentrales Repository wird es zeitaufwändig und schwierig, eine „Single Source of Truth“ zu finden, zu verwalten und aufrechtzuerhalten. Diese Dezentralisierung erschwert die Zusammenarbeit und führt zu Ineffizienzen, insbesondere wenn mehrere Teams beteiligt sind.
Ein wesentlicher Nachteil der Verwendung dieser Tools ist der erforderliche manuelle Aufwand. Die Zusammenfassung von Daten und die Erstellung von Berichten umfassen oft repetitive, zeitraubende Aufgaben. So müssen etwa Zusammenfassungen manuell aus einzelnen Statusberichten kopiert und zusammengestellt werden, was das Risiko von menschlichen Fehlern erhöht und zu Inkonsistenzen in den Berichten führt.
Darüber hinaus fehlt es diesen Tools häufig an Standardisierung. Ohne integrierte Workflows oder Automatisierung ist es schwierig, sicherzustellen, dass die Berichtsprozesse team- oder abteilungsübergreifend konsistent sind. Dieser Mangel an einem standardisierten Ansatz führt oft zu Variationen im Format, in der Methodik und in der Qualität der Berichte, was die Ineffizienzen weiter verschärft.
Schließlich ist einer der gravierendsten Nachteile das Fehlen von Automatisierung. PowerPoint und Excel bieten keine robusten Automatisierungsfunktionen für Aufgaben wie die Aktualisierung von Daten oder die dynamische Erstellung von Berichten. Das bedeutet, dass Teams stark auf manuelle Updates angewiesen sind, was den Berichterstellungsprozess verlangsamt und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht.
Diese Herausforderungen verdeutlichen die Einschränkungen traditioneller Tools wie PowerPoint und Excel für moderne Reporting-Anforderungen. Sie unterstreichen die Notwendigkeit, zentralisierte, automatisierte und standardisierte Lösungen zu implementieren, die Prozesse optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Genauigkeit steigern können.
Was AONIC umgesetzt hat?
Aonic überführte die zuvor genutzten, intern entwickelten Strukturen, die bereits eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem ursprünglichen Zustand darstellten, in Confluence und nutzte die dortigen Funktionen, um das bestehende Reporting weiter zu verbessern und für den Kunden bestmöglich zu automatisieren. Dabei lag der Fokus nicht nur auf Benutzerfreundlichkeit, sondern auch auf einer langfristigen Nutzbarkeit sowie der Anpassung an das Corporate Design des Kunden, um eine nahtlose Integration in bestehende Kommunikationskanäle sicherzustellen.
Um die bestmögliche Lösung zu finden, wurden zusätzlich zu den langjährigen Kundenbeziehungen spezifische Workshops durchgeführt, um ein detaillierteres Verständnis des Problems zu gewinnen und gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Hierbei griff Aonic auf traditionelle Methoden zurück. Zunächst wurde eine Ist-Analyse durchgeführt, um die aktuelle Situation zu erfassen. Anschließend entwickelte Aonic ein Konzept, wie das neue Reporting in Confluence aussehen könnte, und erstellte einen Migrationsplan.
Das Feedback des Kunden wurde dann in den erwähnten Workshops gesammelt und notwendige Anpassungen in die Pläne integriert. Sobald sich beide Seiten auf eine Lösung geeinigt hatten, begann die Umsetzung umgehend.
Das initiale Projekt war Teil eines größeren Vertrags mit dem Kunden, weshalb die Reporting-Struktur auf einem bestehenden Aonic-Konzept basierte. Die Grundlagen waren also bereits vorhanden. Es musste lediglich die Migration vom alten Tool zu Confluence durchgeführt werden. Dieser Prozess erfolgte schrittweise.
Zunächst wurde entschieden, nur einen kleinen Teil des Reportings als Test zu migrieren. Da die Ergebnisse mehr als zufriedenstellend waren, wurden die restlichen Themen übernommen. Nachdem die grundlegende Struktur migriert war, begann die sorgfältige Übertragung der Inhalte an ihren neuen Standort.
Mehrwert für Merck
Für interne und externe Status-Updates benötigte der Kunde standardisierte, leicht zugängliche und verständliche Reporting-Strukturen. Aonic entwarf und implementierte ein Design, das den Prozess automatisierte, den Führungsteams in Confluence hochrangige Informationen präsentierte und gleichzeitig genügend Details bot, um jederzeit fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Zusätzlich zu dieser Konsolidierung der Informationen auf einer Plattform – Confluence – optimiert Aonic weiterhin die neue Umgebung und passt sie noch genauer an die Bedürfnisse des Kunden an. Der Kunde hat seine Zufriedenheit mit der nun standardisierten und leicht verständlichen Aufbereitung der Informationen in den verschiedenen Projekten geäußert. Aonic wird weiterhin mit Merck zusammenarbeiten, um neue Punkte im Confluence-Reporting umzusetzen und weiterzuentwickeln.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Merck nun ein automatisiertes, standardisiertes Reporting-System nutzt, das jederzeit über Confluence zugänglich ist. Um eine klare und transparente Kommunikation zu ermöglichen, entwickelte Aonic ein maßgeschneidertes Konzept, das dem Kunden dabei half, Informationen effektiv an die relevante Stakeholder-Gruppe zu übermitteln.
