Effizienzsteigerung in der Beschaffung: Mit KI-basierten Ausschreibungen

In unserem Whitepaper haben wir unsere Erfahrungen und Tipps rund um das Thema der IT-Integrationen nach einem M&A für Sie niedergeschrieben.

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Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen hat in vielen Bereichen zu Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen geführt. Ein Bereich, in dem das Potenzial der Technologie noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde, ist die Erstellung von Ausschreibungen im Einkauf. Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier neue Möglichkeiten, die Prozesse nicht nur zu beschleunigen, sondern auch qualitativ zu verbessern. Eine kürzlich durchgeführte Studie hat jedoch einige Herausforderungen aufgezeigt, die es zu überwinden gilt, um das volle Potenzial der KI in diesem Bereich auszuschöpfen.

Herausforderungen im Beschaffungswesen

In der modernen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, trotz Fachkräftemangel und der steigenden Komplexität von Technologien effizient Dienstleistungen auszuschreiben. Diese Situation wird dadurch verkompliziert, dass die Technologie immer häufiger von Fachbereichen ohne tiefgehendes Technologie-Know-how beschrieben wird. Erschwerend kommt hinzu, dass IT-Abteilungen, obwohl sie unterstützend eingreifen sollen, oft nur einen begrenzten Überblick über den ständig wandelnden Technologiemarkt haben. Gleichzeitig liegt es in der Verantwortung der Einkäufer, Dienstleistungen zu verhandeln, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu sichern. In diesem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld kann der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) eine revolutionäre Lösung bieten.

Der Schlüssel zum effizienten Erstellen von Ausschreibungen im Einkauf durch KI liegt in der Integration verschiedener Stakeholder und der Nutzung umfassender Datenbanken, die Best Practice Vorgehensmodelle und Marktkenntnisse enthalten. Durch die Eingabe von Anforderungen für die Ausschreibung über eine Benutzeroberfläche in Form von Prompts können unterschiedliche Stakeholder ihre spezifischen Bedürfnisse und Wünsche in den Ausschreibungsprozess einbringen. Diese Anforderungen werden dann von einer KI, die Zugang zu einer großen Datenbank mit spezifischem Wissen und Marktverständnis hat, analysiert.

Die Verwendung eines Large Language Models (LLM) wie ChatGPT ermöglicht es, dieses spezifische Wissen zu nutzen, um einen lesbaren und vollständigen Ausschreibungstext zu generieren. Die generierten Texte sind nicht nur kohärent und präzise, sondern auch an die spezifischen Bedürfnisse des Ausschreibungsprozesses angepasst. Ein weiterer Vorteil dieser Technologie ist die Möglichkeit, Textabschnitte über die Benutzeroberfläche zu markieren und der KI Verbesserungswünsche mitzuteilen. Die KI kann den Text basierend auf diesem Feedback dynamisch anpassen und verfeinern.

Diese interaktive und adaptive Herangehensweise ermöglicht es, die Expertise von Fachbereichen ohne tiefgehendes Technologieverständnis effektiv zu nutzen und gleichzeitig den Einkäufern präzise und aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen. Die KI-gestützte Erstellung von Ausschreibungen minimiert nicht nur den Zeitaufwand und die menschlichen Fehlerquellen, sondern verbessert auch die Qualität der Ausschreibungen durch den Zugang zu aktuellen Marktkenntnissen und Best Practices.

Herausforderungen im Einsatz der KI

Eine der Hauptherausforderungen besteht darin, dass viele Unternehmen ihre Ausschreibungen bisher nicht strukturiert und mit Metadaten versehen abgelegt haben. Diese Strukturierung und Verschlagwortung sind jedoch essenziell, um die Effizienz der KI-Systeme zu maximieren. Ohne diese Vorarbeit kann die KI die vorhandenen Daten nicht optimal nutzen, was zu suboptimalen Ausschreibungstexten führen kann.

Die Qualität der Daten spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg der KI-gestützten Erstellung von Ausschreibungen. Unsere Datenbank, die zahlreiche Ausschreibungen und Dokumente mit spezifischen Textbausteinen umfasst, zeigt deutlich, dass die Datenqualität einen enormen Einfluss auf das Endergebnis hat. Je präziser und relevanter die vorhandenen Daten sind, desto genauer und effektiver kann die KI maßgeschneiderte Ausschreibungstexte generieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Schutz des eigenen Know-Hows. Spezielle Architekturen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass das wertvolle Wissen aus der Historie der Ausschreibungen nicht unbeabsichtigt in öffentlich zugängliche Large Language Models (LLMs) übergeht. Diese Sorge um die Wahrung der Vertraulichkeit und des geistigen Eigentums erfordert sorgfältig konzipierte Lösungen.

Darüber hinaus müssen wir der Tatsache Rechnung tragen, dass Ausschreibungstexte oft persönliche Daten enthalten, die ohne ausdrückliche Einwilligung nicht verarbeitet werden dürfen. Die Anonymisierung dieser Daten vor der Verarbeitung durch KI-Systeme ist daher ein unerlässlicher Schritt, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Ausblick

Blickt man in die Zukunft, so deuten die Entwicklungen bei den bekannten LLMs darauf hin, dass es zunehmend einfacher werden wird, solche Aufgaben effektiv zu lösen. Die Möglichkeit, nicht nur Ausschreibungstexte, sondern auch Vertragstexte zu generieren, öffnet ein weites Feld für die Anwendung von KI in der Automatisierung von Einkaufs- und Vertragsprozessen. Entscheidend wird jedoch weiterhin die Qualität der zugrunde liegenden Daten sein. Spezifisches Know-How und hochwertige Daten sind die Grundlage für den Erfolg dieser Technologien.

Es ist daher von größter Bedeutung, bereits heute in den Aufbau und die Pflege von Datenbanken zu investieren, die validierte und anonymisierte Daten enthalten. Solche Datenbanken werden nicht nur die Effizienz und Qualität der KI-gestützten Erstellung von Ausschreibungen erheblich verbessern, sondern auch einen wertvollen Beitrag zum Schutz des eigenen Know-Hows und der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen leisten. Die Investition in diese Technologien und die damit verbundene Datenvorbereitung ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einem vollständig automatisierten und optimierten Ausschreibungsprozess im Einkauf.

Fazit

Zusammenfassend bietet der Einsatz von KI im Prozess des Erstellens von Ausschreibungen im Einkauf eine innovative Lösung für die Herausforderungen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind. Durch die Kombination von menschlichem Fachwissen und KI-gestützten Analysen können Ausschreibungen effizienter, genauer und mit einem besseren Verständnis für den Markt erstellt werden. Diese Technologie steht somit nicht nur für eine Optimierung des Einkaufsprozesses, sondern markiert auch einen wesentlichen Fortschritt in der digitalen Transformation von Unternehmen.

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