Im digitalen Zeitalter sind einfacher Zugang und effiziente Verteilung von Informationen sowie die Vernetzung mit Kollegen entscheidend für eine hohe Produktivität im Unternehmen. Ein Intranet kann hier eine wertvolle Unterstützung bieten. Als zentrales Online-Portal beherbergt es alle Informationen, die für den Betrieb des Unternehmens notwendig sind. Doch nicht jedes Intranet ist erfolgreich: Oft fehlt es an einer guten Konzeption, aktuellen Informationen, wirksamer Prozessunterstützung und Integration in die Unternehmenskultur. Um Ihnen den Weg zu einem modernen Intranet zu ebnen, haben wir in diesem Artikel einige der größten Vorteile eines Intranets gesammelt und den möglichen Risiken und Nachteilen gegenübergestellt.
Intranet Vorteile
In der Vergangenheit haben wir schon häufig beobachtet, dass Unternehmen durch die Einführung eines modernen Intranets einen großen Produktivitätszuwachs erfahren. Durch die vereinfachte Zusammenarbeit, das Teilen von Informationen und klare Ablagestrukturen kann Ihr Unternehmen einen echten Meilenstein setzen. Hier sind einige der größten Vorteile, die ein Intranet mit sich bringt:
Informationen teilen: Gerade in größeren Unternehmen haben Angestellte häufig eine regelrechte Flut an E-Mails zu bewältigen. Dabei können wichtige Informationen untergehen oder übersehen werden. Verbreiten Sie Ihre Unternehmensnachrichten und aktuelle Diskussionen stattdessen über das Intranet, können Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen flexibel auf diese zugreifen, wann und wo es für sie am besten passt. Damit braucht niemand mehr Angst zu haben, etwas zu verpassen und erfährt jederzeit alles wichtige auf einen Blick.
Wissensmanagement: In jedem Unternehmen gibt es eine große Menge an Informationen, die gespeichert werden müssen. Mit einem Intranet können Sie das Wissen Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort sammeln und verwalten, sodass es jederzeit zugänglich ist. So geben Sie Ihren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnenn gleichzeitig den Anreiz und die geeignete Plattform, ihr Wissen für alle anderen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zugänglich zu machen und so im Unternehmen zu halten. Eine zentrale Anlaufstelle mit dem gesammelten Wissen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bietet gerade neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnenn die Möglichkeit, sich schnell im neuen Unternehmen zurechtzufinden und effizient einzubringen.
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen-Engagement: Ein Intranet ist eine großartige Möglichkeit, um das Engagement der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu fördern. Durch den Austausch von Ideen und Meinungen kann ein offener Dialog entstehen und das Vertrauen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in das Unternehmen wächst. Darüber hinaus bietet es die Chance, die Beziehung und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnenn zu stärken. Eine Studie von McKinsey zeigt zum Beispiel, dass die Vernetzung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu einer 20-25% Steigerung der Produktivität führen kann.
Mobilität: Ein Intranet ermöglicht es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnenn, von überall aus auf wichtige Daten und Informationen zuzugreifen und regt dadurch eine aktivere und standortunabhängige Zusammenarbeit an.
Übersicht: Die meisten vorhandenen Intranet-Lösungen verfügen über Möglichkeiten, Ihr Intranet an das Design des Unternehmens anzupassen und den Aufbau zu bestimmen. So finden sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schneller zurecht und können das volle Potenzial ausschöpfen.
Nachteile von Intranets
Neben den vielen Vorteilen, die ein modernes Intranet bietet, gibt es natürlich auch einige Risiken und Nachteile.
Ein Risiko besteht, wie so häufig bei der Nutzung von Online-Services, in der Datensicherheit. Damit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über das Intranet auf möglichst viele relevante Informationen zugreifen können, müssen diese auch innerhalb der Intranet Lösung zugänglich gemacht werden. Das wiederum bietet Angriffsfläche für Hacker und Datendiebe. Um Ihre Daten also sicher zur Verfügung zu stellen, ist es notwendig, das Intranet stets auf dem aktuellen Stand zu halten, Sicherheitsupdates durchzuführen und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im sicheren Umgang zu schulen. Die meisten verbreiteten Intranet Lösungen verfügen bereits über sehr hohe Sicherheitsstandards. Dennoch empfiehlt es sich, zusätzliche Gateway oder Firewall Sicherheitsmaßnahmen zu installieren.
Sind die technische Verwaltung und Updatepolitik des Intranets geklärt, müssen Sie dafür sorgen, dass die abrufbaren Inhalte stets aktuell und relevant bleiben. Wer aber sorgt dafür, dass die Informationen aktuell, zutreffend und auffindbar sind? Veraltete oder überholte und damit falsche Informationen bringen dem Unternehmen natürlich keinen Vorteil, sondern können vielmehr zum Nachteil werden. Es müssen klare Regeln für die Verwaltung und Verantwortung für den Inhalt des Intranets definiert werden, um eine hohe Informationsqualität zu gewährleisten. Das bedeutet regelmäßigen Aufwand für die Verantwortlichen, das Intranet für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen interessant, übersichtlich und somit zur ständigen Anlaufstelle zu machen.
Eine Gefahr für jedes Intranet besteht bei der Nutzerakzeptanz. Ein Intranet, das von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnenn nicht verwendet wird, ist unbrauchbar. Um eine hohe Nutzerakzeptanz zu erreichen, müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen regelmäßig aktiv einbezogen werden. Hier spielen die Gestaltung und Nutzerfreundlichkeit des Intranets eine entscheidende Rolle, um den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnenn eine verständliche Plattform zu bieten, die sie gerne in ihren Arbeitsalltag integrieren.
Für wen lohnen sich die Intranet Vorteile am meisten?
Ein gutes Intranet sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und Informationen an einem zentralen Punkt aufeinandertreffen können.
Größere Unternehmen oder Remote Work
Ein Intranet ist daher für große Organisationen geeignet, die über viele Standorte und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfügen. Hier kann ein Intranet dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Informationen schnell und effektiv zu teilen. Ein Intranet lohnt sich jedoch auch für alle Organisationen, die einen hohen Grad an Flexibilität und Mobilität benötigen. Sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen etwa über mehrere Standorte verteilt, arbeiten aus dem Home-Office oder mobil, erhöht sich der Nutzen einer zentralen Anlaufstelle. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können jederzeit und überall auf das Intranet zugreifen, was ortsunabhängig die Unternehmensbindung und Zusammenarbeit fördern kann.
Agile Organisationen
Ein weiteres Szenario, in dem sich ein Intranet lohnt, ist, wenn eine Organisation über eine hohe Informationsdichte verfügt. Ein Intranet bietet hier die Möglichkeit, diese Informationen strukturiert und stets aktuell zur Verfügung zu stellen, sodass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jederzeit über die nötigen Informationen verfügen.
Austausch und Zusammenarbeit
Unter den verschiedenen bereits vorhandenen Intranet Lösungen findet sich für nahezu jedes Unternehmen eine geeignete Lösung, ein modernes Intranet umzusetzen und damit die Zusammenarbeit im Unternehmen zu stärken. Ein Social Intranet kann zudem den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen erhöhen.
Mit welchen Kosten ist ein Intranet verbunden?
Damit ein Intranet eine echte Unterstützung für Unternehmensabläufe darstellen kann, sollten Sie sich im Vorfeld einen Überblick über die nötigen Investitionen verschaffen. Die genauen Kosten, die bei der Einführung eines neuen Intranets für Ihr Unternehmen entstehen, sind sehr individuell. Sie hängen in erster Linie von der Unternehmensgröße, der Datenmenge und der Anzahl der Nutzer ab.
Einige der relevanten Kosten, die bei der Implementierung, Wartung und Verwaltung eines Intranets anfallen, umfassen die Anschaffung der notwendigen Hardware und Software, das Ein- oder Abstellen von IT-Personal, um das Intranet zu betreuen, und eventuell auch externe Dienstleister, die Sie bei der Konfiguration und Anpassung unterstützen.
Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, dass ein Intranet regelmäßig aktualisiert werden muss, um sicherzustellen, dass es reibungslos funktioniert und mit den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens Schritt hält. Dies bedeutet, dass Sie weitere Kosten für Wartung und Updates einplanen müssen.
Insgesamt ist es wichtig, eine realistische Kostenschätzung für die Implementierung, Wartung und Verwaltung eines Intranets zu erstellen, um sicherzustellen, dass Sie genug Budget bereitstellenund keine unangenehmen Überraschungen erleben. Nur so können Sie sich sicher sein, dass Ihr Intranet eine echte Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens darstellt.
Fazit: Beim Intranet gibt es mehr Vorteile als Nachteile
Ein gut umgesetztes und modernes Intranet kann ein Vorteil für nahezu jedes Unternehmen sein. Richtig implementiert und mit relevanten Informationen befüllt wird es zur zentralen Anlaufstelle für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Durch partizipative Funktionen und ansprechende Inhalte kann ein Intranet die Kommunikation und Kooperation zwischen den Angestellten verbessern und den Informationsfluss effizienter machen. Wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Intranet aktiv nutzen und in ihren Arbeitsalltag integrieren, ergibt sich außerdem die Chance, das Wissen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zentral zu sammeln und allen zur Verfügung zu stellen.
Die größten Gefahren bei der Umsetzung eines Intranets ergeben sich aus Sicherheitslücken und unerwartet hohen Kosten für die Verwaltung der Intranet Lösung. Hierzu empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld die eigenen Ansprüche und Budgets genau zu definieren, um so das am besten geeignete Intranet für das Unternehmen zu finden.
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