Warum sollte die IT reporten?
Das IT-Reporting ist kein bloßer Luxus, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen. Durch aussagekräftige Berichte können IT-Entscheider fundierte Entscheidungen treffen, die das Unternehmen voranbringen. Unsere Kunden berichten in der Regel von diesen drei Hauptmotivatoren:
- Transparenz und Kontrolle: IT-Reporting bietet Transparenz über den Zustand der IT-Infrastruktur. Es ermöglicht es den Entscheidungsträgern, Schwachstellen zu identifizieren und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme zu lösen, bevor sie zu ernsthaften Störungen führen.
- Budgetplanung und Ressourcenallokation: Durch aussagekräftige Berichte können Unternehmen ihre IT-Ausgaben besser planen und Ressourcen effizienter verteilen. Indem sie den ROI verschiedener IT-Initiativen bewerten, können sie sicherstellen, dass sie ihr Budget optimal nutzen.
- Compliance und Sicherheit: IT-Reporting hilft Unternehmen, Compliance-Vorschriften einzuhalten und Sicherheitsrisiken zu minimieren. Durch regelmäßige Berichterstattung können sie sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur den geltenden Standards entspricht und potenzielle Sicherheitslücken identifizieren.
Was sollte die IT reporten?
Das Spektrum des IT-Reportings ist breit gefächert und umfasst verschiedene Aspekte der IT-Infrastruktur und -Leistung. Hier sind einige wichtige Punkte, die in IT-Berichten abgedeckt werden sollten, sowie die Zielgruppen, denen diese Berichte zugänglich gemacht werden sollten:
Leistungskennzahlen (KPIs)
IT-Reports sollten relevante Leistungskennzahlen enthalten, die den Erfolg der IT-Initiativen messen. Dazu gehören KPIs wie Verfügbarkeit, Auslastung, Reaktionszeit und Benutzerzufriedenheit. Diese Kennzahlen helfen dabei, die Leistung der IT-Infrastruktur zu bewerten und Engpässe zu identifizieren.
- Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit ist eine wichtige Kennzahl, die den Prozentsatz der Zeit misst, in der IT-Services verfügbar sind. Diese KPI ist für IT-Entscheider und Geschäftsführer relevant, da sie Aufschluss darüber gibt, wie gut die IT-Infrastruktur die geschäftlichen Anforderungen unterstützt.
- Auslastung: Die Auslastung misst die Nutzung von IT-Ressourcen wie Servern, Netzwerken und Speicher. Diese KPI ist für IT-Manager und Systemadministratoren relevant, da sie dabei hilft, Engpässe zu identifizieren und die Ressourcennutzung zu optimieren.
- Reaktionszeit: Die Reaktionszeit misst die Zeit, die benötigt wird, um auf Anfragen und Probleme zu reagieren. Diese KPI ist für den IT-Support relevant, da sie Aufschluss darüber gibt, wie effektiv Probleme gelöst werden und wie zufrieden die Benutzer mit dem Service sind.
- Benutzerzufriedenheit: Die Benutzerzufriedenheit misst die Zufriedenheit der Benutzer mit den bereitgestellten IT-Services. Diese KPI ist für IT-Entscheider und Geschäftsführer relevant, da sie Aufschluss darüber gibt, wie gut die IT-Infrastruktur die geschäftlichen Anforderungen erfüllt und wie zufrieden die Benutzer mit dem Service sind.
Finanzdaten
Finanzdaten sind ein wesentlicher Bestandteil des IT-Reportings. Sie sollten Informationen über IT-Ausgaben, Investitionen, Einsparungen und den ROI verschiedener IT-Initiativen enthalten. Diese Daten sind entscheidend für die Budgetplanung und Ressourcenallokation.
Sicherheitsberichte
Sicherheitsberichte geben Einblick in die Sicherheitslage der IT-Infrastruktur. Sie sollten Informationen über Sicherheitsvorfälle, Schwachstellen und Compliance-Status enthalten. Diese Berichte sind entscheidend für die Identifizierung und Behebung von Sicherheitsrisiken.
Aufbereitung von Berichten je nach Stakeholder
Die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder in Bezug auf IT-Reporting können stark variieren. Während die Geschäftsführung einen Überblick über finanzielle Kennzahlen und strategische Initiativen benötigt, liegt der Fokus des IT-Teams eher auf der Leistung von Systemen und der Bearbeitung von Tickets. In unserem Beratungsalltag erleben wir immer wieder, dass Unternehmen mit großem Aufwand ein äußerst ausführliches „Gesamt-Reporting“ aufsetzen, das am Ende nicht langfristig genutzt wird. In der Regel liegt dies daran, dass zu viele Informationen auf dem Reporting untergebracht werden, und Stakeholder nicht schnell erkennen können, welche Zahlen für sie relevant sind, und was sie daraus ableiten können.
Indem Unternehmen ein individuelles Reporting für jeden Stakeholder entwickeln, können sie sicherstellen, dass relevante Informationen gezielt und effektiv kommuniziert werden. Dies führt zu einer verbesserten Entscheidungsfindung, einer effizienteren Zusammenarbeit und letztendlich zu einer höheren Zufriedenheit aller Beteiligten.
So kann beispielsweise ein stakeholdergerechtes, individualisiertes Reporting aussehen:
Stakeholder | Berichterstattung und Kennzahlen | Reportingzyklus |
---|---|---|
Geschäftsführung | Finanzielle Kennzahlen (z.B. IT-Budget, ROI von IT-Investitionen) | Monatlich |
Überblick über IT-Initiativen und Projekte | Quartalsweise | |
Sicherheitsberichte (z.B. Bedrohungsanalyse, Compliance-Status) | Jährlich | |
IT-Team | Systemverfügbarkeit und Leistung (z.B. Ausfallzeiten, Response Times) | Täglich/Wöchentlich |
Fortschritt bei laufenden Projekten und Aufgaben | Wöchentlich/Monatlich | |
Anzahl und Art der behobenen Tickets | Wöchentlich/Monatlich | |
Aktuelle Sicherheitswarnungen und Patches | Anlassbezogen | |
Kunden/Partner | Verfügbarkeit von Support und Hilfe bei Problemen | Wöchentlich |
Service-Level-Agreements (SLAs) | Monatlich/Quartalsweise | |
Kundenzufriedenheitsumfragen und Feedback | Quartalsweise | |
Einblicke in geplante Systemverbesserungen und Updates | Quartalsweise | |
Interne Abteilungen | IT-Ressourcennutzung (z.B. Serverauslastung, Bandbreitenverbrauch) | Monatlich |
Auswirkungen von IT-Projekten auf andere Abteilungen | Quartalsweise | |
Anpassungen an interne Prozesse aufgrund neuer IT-Lösungen | Jährlich |
Durch die Nutzung von Tools und Systemen zur Automatisierung muss diese Art von segmentiertem Reporting nicht zwangsweise signifikanten Mehraufwand darstellen.
Exkurs: die IT als zentrale Reportingstelle
Einige argumentieren, dass die IT aufgrund ihres tiefen Einblicks in technische Systeme und Prozesse die ideale Position hat, um umfassende Berichte zu erstellen, und somit als zentrales Service Center für Business Intelligence fungieren kann. Allerdings gibt es in diesem Kontext oft Bedenken bezüglich der potenziellen Überlastung der IT-Abteilung. Zudem bedeutet diese Herangehensweise, dass die Erstellung und Bereitstellung von Berichten aus dem originären Fachbereich herausgenommen wird, in dem die fachlichen Experten angesiedelt sind. In den letzten Jahren hat sich daher vermehrt ein agiler Ansatz bewährt: Interdisziplinäre Teams arbeiten innerhalb klar definierter Prozesse und Verantwortlichkeiten gemeinsam am Reporting. Dabei spielt das Enablement eine entscheidende Rolle, indem Fachabteilungen befähigt werden, einfachere Anpassungen an Berichten eigenständig vorzunehmen. Ein solches Enablement wird beispielsweise durch spezifische Power BI-Trainings erreicht, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Fähigkeiten im Bereich der Datenanalyse zu erweitern und somit aktiv zum Reporting-Prozess beizutragen.
Letztendlich ist es wichtig, dass Unternehmen ihre individuelle Situation und ihre spezifischen Anforderungen berücksichtigen, um zu entscheiden, ob die IT als zentrale Reportingstelle agieren sollte.
Wie sollte die IT reporten?
Die Art und Weise, wie IT reporten sollte, hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Es gibt jedoch einige bewährte Methoden, die bei der Erstellung aussagekräftiger IT-Berichte helfen können:
Klare Ziele definieren
Bevor Sie mit dem Reporting beginnen, sollten klare Ziele definiert werden. Was möchten Sie mit den IT-Berichten erreichen? Welche Informationen sind für die Entscheidungsträger am wichtigsten? Indem Sie klare Ziele setzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Berichte relevant und aussagekräftig sind.
Relevanz
Die Berichte sollten relevante Informationen enthalten, die den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Vermeiden Sie es, irrelevante Daten zu präsentieren, die die Entscheidungsfindung erschweren könnten.
Anpassungsfähigkeit
Die Berichte sollten an die spezifischen Anforderungen und Ziele eines Unternehmens angepasst sein. Vermeiden Sie es, standardisierte Berichte zu präsentieren, die nicht auf die individuellen Bedürfnisse eingehen.
Automatisierung nutzen
Die Automatisierung kann den Reporting-Prozess effizienter und zuverlässiger machen. Durch die Nutzung von Tools und Systemen zur automatischen Datensammlung und -analyse können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Genauigkeit ihrer Berichte verbessern.
Visualisierung von Daten
Die Visualisierung von Daten ist ein effektiver Weg, um komplexe Informationen verständlich und ansprechend darzustellen. Durch die Verwendung von Diagrammen, Grafiken und Dashboards können Unternehmen wichtige Trends und Muster auf einen Blick erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.
Regelmäßige Updates
IT-Berichte sollten regelmäßig aktualisiert und verteilt werden, um sicherzustellen, dass Entscheidungsträger über aktuelle Informationen verfügen. Durch die Einrichtung eines festen Reporting-Zyklus können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Entwicklungen nicht übersehen werden.
Fazit
In der heutigen digitalen Ära ist IT-Reporting unverzichtbar für jedes Unternehmen. Durch aussagekräftige Berichte können IT-Entscheider fundierte Entscheidungen treffen, die das Unternehmen voranbringen. Indem sie klare Ziele setzen, Automatisierung nutzen, Daten visualisieren und regelmäßige Updates bereitstellen, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Berichte aussagekräftig und nützlich sind.