Microsoft SharePoint als Intranet im Unternehmen

Intranets sind ein wesentlicher Bestandteil in vielen Unternehmen und Organisationen geworden. SharePoint von Microsoft ist dabei eine beliebte und weit verbreitete Lösung. 

In diesem Artikel erläutern wir, was SharePoint ist und was es zu einer der besten Optionen für ein modernes social Intranet macht.

SharePoint, was ist das?

SharePoint ist ein von Microsoft entwickeltes webbasiertes System, das zur Erstellung von Intranet-, Extranet- und Internetportalen verwendet wird. Kurz gesagt, erleichtert es die Einrichtung, Zusammenarbeit, Verwaltung und Koordinierung verschiedener Teams, Projekte oder Aufgaben. SharePoint ermöglicht es Unternehmen, Informationen und Dokumente zu speichern und gemeinsam zu nutzen, Aufgaben und Projekte zu verfolgen, aufzuteilen und zusammenzuarbeiten. Es gibt zwei Hauptversionen von SharePoint: Online und On-Premise.

SharePoint On-Premise ist eine Version von SharePoint, die auf einem eigenen Server oder einer eigenen Infrastruktur läuft. Das bedeutet, dass das Unternehmen für die Hardware, das Betriebssystem und die Datenbank selbst verantwortlich ist. 

SharePoint Online hingegen ist eine Version von SharePoint, die von Microsoft in der Cloud gehostet wird. Daraus folgt, dass das Unternehmen keine Hardware oder Infrastruktur bereitstellen muss und Microsoft die gesamte Verwaltung und Wartung für dich übernimmt.

Die Funktionen von SharePoint als Intranet

SharePoint bietet unzählige Möglichkeiten, die es zu einer hervorragenden Wahl für den Einsatz als Intranet machen. Einige der wichtigsten haben wir zusammengefasst:

• Multifunktionalität: SharePoint bietet eine breite Palette von Funktionen und Erweiterungen: Dokumentenmanagement, Projektverfolgung, Tools für die Zusammenarbeit, Formulare und Workflows, Benutzerberechtigungen und andere Funktionen.
• Dokumentenverwaltung: Zu diesem Zweck gestartet, bietet SharePoint weiterhin umfassende Funktionen zur Dokumentenverwaltung, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. Außerdem gibt es nützliche Funktionen wie die Versionierung und Workflows, die die Zusammenarbeit und die Überprüfung von Dokumenten erleichtern.
• Kompatibilität mit anderen Microsoft-Produkten: SharePoint harmoniert reibungslos mit anderen Microsoft-Produkten wie Office, Outlook oder Teams und erleichtert den Mitarbeitern so die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb einer Organisation. Darüber hinaus sind auch Erweiterungen durch die Nutzung von Microsofts Power Platform möglich, was völlig neue Möglichkeiten eröffnet.
• Benutzerfreundlichkeit: SharePoint verfügt über ein benutzerfreundliches Backend, das es den Benutzern ermöglicht, schnell und einfach auf Inhalte und Ressourcen zuzugreifen. Außerdem gibt es eine Vielzahl von Schulungsmaterialien und Ressourcen, die den Nutzern helfen, die Plattform schnell zu erlernen und zu beherrschen. 
• Sicherheit: SharePoint bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, die den Schutz der Unternehmensdaten unterstützen. Dazu gehören Funktionen wie Benutzerauthentifizierung, Daten- und Dokumentenverschlüsselung, Berechtigungskontrollen und vieles mehr. 
• Anpassungsfähigkeit: SharePoint bietet zahlreiche Optionen für die Anpassung des Aussehens und der Funktionalität des Intranets an die Bedürfnisse des Unternehmens. Dazu gehört die Möglichkeit, benutzerdefinierte Seiten und Webparts zu erstellen sowie Themes anzupassen. So lässt sich das Intranet an die CI des Unternehmens anpassen und in eine für die Nutzer bekannte Oberfläche verwandeln.
• Integration von Anwendungen und Erweiterungen von Drittanbietern: SharePoint ermöglicht es Ihnen, Erweiterungen und Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren, um die Funktionalität und Leistung des Intranets zu verbessern. 
• Mobile Zugänglichkeit: SharePoint ist mobilfreundlich gestaltet, so dass die Benutzer von jedem Ort mit Internetanschluss auf das Intranet zugreifen und zusammenarbeiten können.
• Volltextsuche: SharePoint verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der die Benutzer schnell und einfach relevante Inhalte und Ressourcen, über unterschiedliche Dateiformate hinweg, finden können. Um das Auffinden von Informationen zu erleichtern, kann die Suchfunktion angepasst werden, um bestimmte Inhalte hervorzuheben oder zu filtern. 
• Kollaboration und Kommunikation: SharePoint bietet zahlreiche Tools und Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen unterstützen.  Dazu gehören Benachrichtigungen, Diskussionsforen, Blogs, Kalender und andere Funktionen. 
• Integration von externen Inhalten: SharePoint ermöglicht es, externe Inhalte, wie z. B. Feeds sozialer Medien oder Nachrichtenseiten, in das Intranet zu integrieren, um den Benutzern einen noch besseren Zugang zu relevanten Informationen zu ermöglichen.

Umsetzung eines Intranets mit SharePoint

Die Umsetzung von SharePoint als Intranet erfolgt in der Regel in mehreren Schritten:  

1. Planung: Dazu gehört die Ermittlung der Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens, die Bestimmung der erforderlichen Funktionen sowie die Festlegung von Budgets und Fristen. Auch denkbar ist hier die Auswahl eines Dienstleisters zur fachkundigen Umsetzung der Anforderungen und die Konzeption des User Interfaces des Intranets.
2. Implementierung: Die Plattform muss eingerichtet und konfiguriert werden, externe Systeme und Anwendungen müssen integriert und individuelle Seiten und Webparts müssen erstellt werden. 
3. Testen und Debuggen: Es ist wichtig, das Intranet nach der Implementierung gründlich zu testen, um sicherzustellen, dass alle Funktionen wie vorgesehen funktionieren. Bevor das Intranet in Betrieb genommen werden kann, müssen zunächst die beim Testen entdeckten Fehler und Probleme behoben werden. 
4. Schulung und Dokumentation: Um den Erfolg des Intranets zu gewährleisten, müssen den Nutzern Schulungen und Dokumentationen angeboten werden, die ihnen helfen, das Intranet zu verstehen, zu beherrschen und vollumfänglich zu nutzen. 
5. Wartung und Support: Nach der Implementierung von SharePoint als Intranet ist es von entscheidender Bedeutung, routinemäßige Wartungsarbeiten durchzuführen und den Nutzern Unterstützung anzubieten, um sicherzustellen, dass das Intranet auf dem neuesten Stand ist und ordnungsgemäß funktioniert.

Welche Alternativen zu SharePoint gibt es bei der Erstellung eines Intranets?

Neben der Nutzung von SharePoint als Intranet gibt es noch weitere Möglichkeiten, ein Intranet umzusetzen:

• Erstellen einer eigenen Intranet-Lösung: Dies ist eine mögliche Vorgehensweise. Entweder von Grund auf oder durch Einbindung vorhandener Tools und Anwendungen. Eine eigene Lösung ermöglicht die Implementierung genau der Merkmale und Funktionen, die für das Unternehmen erforderlich sind, ist aber auch sehr zeit- und kostenaufwendig in der Erstellung und Pflege. 
• Kombination von Tools: Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Intranet mit einem Mix von Tools und Programmen zu erstellen. So können z. B. Tools für die Projektverfolgung, die Dokumentenverwaltung und die Kommunikation gemeinsam genutzt werden. Obwohl diese Option mehr Flexibilität bietet, kann die Verwaltung und Integration der verschiedenen Tools eine Herausforderung darstellen. 
• Intranet Software: Neben SharePoint gibt es noch weitere Anbieter, welchen den Bau eines Intranets ermöglichen. Diese vergleichen wir in unserem nächsten Artikel.

Welche Beispiele gibt es für ein SharePoint Intranet?

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SharePoint als Intranet

Als Intranet-Plattform bietet SharePoint zahlreiche Möglichkeiten für die unterschiedlichsten Unternehmen. Mit SharePoint können Sie sicher sein, eine solide und intuitive Intranet-Plattform zur Verfügung zu haben, die Ihnen hilft, Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen und Ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Die zahlreichen Funktionen von SharePoint können den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens gewährleisten und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter effektiv fördern. 

Um das Potenzial von SharePoint als Intranet-Plattform voll auszuschöpfen, muss im Vorfeld einige Zeit investiert werden, um herauszufinden, was genau das Unternehmen braucht. Das bedeutet auch, den richtigen Partner zu wählen, der bei der Einrichtung und Verwaltung von SharePoint im Unternehmen hilft.

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