SharePoint Berechtigungen sind ein wesentliches Element, das den Zugang und die Nutzung von Inhalten innerhalb eines SharePoint-Systems regelt. Durch Berechtigungen wird festgelegt, wer welche Aktionen ausführen kann, wie z. B. das Anzeigen, Bearbeiten, Löschen oder Verwalten von Dokumenten und Listen. Mit dem falschen Konzept bei der Erstellung von SharePoint Berechtigungen landet man schnell im Berechtigungschaos.
In diesem Leitfaden geben wir einen tiefen Einblick in SharePoint-Berechtigungen, einschließlich Vererbung, Berechtigungsstufen, Gruppen und Best Practices.
Arten von SharePoint Berechtigungen
Berechtigungen in SharePoint sind spezifische Rechte, die Benutzern und Gruppen zugewiesen werden, um bestimmte Aktionen innerhalb des SharePoint-Systems auszuführen. Diese Berechtigungen können auf verschiedenen Ebenen festgelegt werden, von der Website-Ebene bis hin zu einzelnen Dokumenten oder Ordnern.
Berechtigungsstufen definieren die Art und Weise, wie Benutzer auf Inhalte und Funktionen zugreifen können. Die häufigsten Berechtigungsstufen sind:
- Vollzugriff: Benutzer mit Vollzugriff haben uneingeschränkten Zugriff auf alle Inhalte und Funktionen einer Site. Dies umfasst die Möglichkeit, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten, zu löschen und Berechtigungen zu verwalten.
- Bearbeiten: Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen können Inhalte erstellen, bearbeiten und löschen, haben jedoch möglicherweise nicht die Berechtigung, bestimmte Site-Einstellungen zu ändern.
- Lesen: Benutzer mit Leseberechtigungen können Inhalte anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen.
- Anzeigen: Diese Berechtigungsstufe bietet eingeschränkten Zugriff und ermöglicht Benutzern nur das Anzeigen von Inhalten, ohne dass Änderungen vorgenommen werden können.
- Beschränktes Lesen: Diese Stufe bietet ähnliche Berechtigungen wie „Anzeigen“, ermöglicht aber auch das Herunterladen von Dokumenten.
Die Berechtigungshierarchie von SharePoint
SharePoint selbst ist in einer hierarchischen Struktur organisiert. Diese Hierarchie besteht aus:
- Websitesammlung: Die oberste Ebene, die eine oder mehrere Websites enthält.
- Websites: Innerhalb einer Websitesammlung befinden sich Websites, die wiederum Listen, Bibliotheken und Seiten enthalten.
- Listen und Bibliotheken: Diese enthalten die eigentlichen Inhalte wie Dokumente und Dateien.
- Elemente: Einzelne Dokumente oder Listeneinträge.
Auf jeder dieser Hierarchieebenen können Berechtigungen definiert werden. Standardmäßig erben Elemente die Berechtigungen von ihrer übergeordneten Struktur.
Vererbung von Berechtigungen
Dies bedeutet, dass Berechtigungen, die auf einer Website festgelegt werden, auf alle untergeordneten Listen, Bibliotheken und Elemente angewendet werden, es sei denn, die Vererbung wird unterbrochen.
Die Vererbung ermöglicht eine konsistente und effiziente Verwaltung von Berechtigungen, da Änderungen auf der übergeordneten Ebene automatisch auf alle untergeordneten Elemente angewendet werden. Wir empfehlen, die Unterbrechung der Vererbung sparsam und bewusst einzusetzen, da dies zu einer komplexeren Berechtigungsstruktur führen kann.
Vererbung von Berechtigungen unterbrechen
Die Unterbrechung der Berechtigungen in SharePoint bedeutet, dass die Vererbung der Berechtigungen von einem übergeordneten Element aufgehoben wird. Dies ist nützlich, wenn bestimmte Dokumente, Ordner oder Listen spezielle Zugriffsrechte benötigen, die sich von denen der übergeordneten Website unterscheiden. Bei einer Unterbrechung der Berechtigungen wird eine neue Berechtigungsstruktur für das spezifische Element erstellt, die unabhängig von den übergeordneten Berechtigungen verwaltet werden kann.
Diese Flexibilität ist hilfreich, um granulare Kontrolle über den Zugriff zu behalten, kann aber auch zu Komplexität führen, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird.
So unterbrechen Sie die SharePoint Berechtigungen
Im entsprechenden Element (Website, Bibliothek, etc.) klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad > Einstellungen > Berechtigungen (z.B. Websiteberechtigungen) > „Berechtigungsvererbung beenden“.
Berechtigungsvererbung wiederherstellen
Die Wiederherstellung der Vererbung in SharePoint bedeutet, dass ein Element, das zuvor eine eigene Berechtigungsstruktur hatte, wieder die Berechtigungen seiner übergeordneten Struktur übernimmt. Dies kann nützlich sein, wenn die individuellen Berechtigungen eines Dokuments, Ordners oder einer Liste nicht mehr benötigt werden oder die Verwaltung zu kompliziert geworden ist. Durch die Wiederherstellung der Vererbung werden alle spezifischen Berechtigungen des Elements entfernt und es erhält automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Elements.
So stellen Sie die SharePoint Berechtigungsvererbung wieder her
Im entsprechenden Element (Website, Bibliothek, etc.) klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad > Einstellungen > Berechtigungen (z.B. Websiteberechtigungen) > „Eindeutige Berechtigungen löschen“. Durch diesen Button wird die Hierarchie wieder hergestellt.
Tipp: Berechtigungsverwaltung in Gruppen
Die Berechtigungsverwaltung mittels Gruppen ist eine effiziente Methode, um den Zugriff auf Inhalte zu steuern und zu organisieren. Anstatt Berechtigungen einzelnen Benutzern zuzuweisen, werden Benutzer in Gruppen zusammengefasst, denen spezifische Berechtigungen erteilt werden.
Dies erleichtert die Verwaltung erheblich, da Änderungen an den Zugriffsrechten nur einmal auf Gruppenebene vorgenommen werden müssen, anstatt für jeden Benutzer einzeln. Zudem fördert dies Konsistenz und Transparenz in der Berechtigungsstruktur.
SharePoint bietet Standardgruppen wie Besitzer, Mitglieder und Besucher, die flexibel an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden können. Durch die Nutzung von Gruppen wird die Berechtigungsverwaltung skalierbar und weniger fehleranfällig.
Da es in SharePoint keine Gesamtübersicht über die Berechtigungen der Mitarbeiter zu den einzelnen Elementen gibt, ist eine bessere Übersicht durch Gruppen gewährleistet.
Fazit: SharePoint Berechtigungen sind ein wichtiges Werkzeug
Die Verwaltung von SharePoint Berechtigungen ist ein essenzieller Aspekt, um die Sicherheit und Effizienz Ihres SharePoint-Systems zu gewährleisten. Indem Sie die Funktionsweise verstehen, eine klare Strategie entwickeln und Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Berechtigungen gut organisiert und sicher sind. Regelmäßige Überprüfungen und Schulungen tragen dazu bei, dass Ihr Team auf dem neuesten Stand bleibt und Berechtigungen effektiv verwaltet werden. Mit einigen Best Practices wie der Nutzung von Gruppen oder durchdachten Berechtigungskonzepten können die umfangreichen Möglichkeiten in SharePoint optimal genutzt werden.
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