Die Kunst der SharePoint-Migration: Planung, Durchführung und Erfolg

Mit der ständigen Weiterentwicklung von SharePoint Online und den zunehmenden Anforderungen an modernes Arbeiten wird die Migration von älteren SharePoint-Versionen oder anderen Servern zu SharePoint Online zu einer immer wichtigeren Aufgabe.
In diesem Blogbeitrag werden wir die Grundlagen der SharePoint-Migration beleuchten und dabei die wichtigsten Erfolgsfaktoren aufzeigen.

Warum sollte man zu SharePoint Online migrieren?

Die Entscheidung zur SharePoint-Migration sollte gut durchdacht sein. Die wichtigsten Gründe, warum die meisten unserer Kunden diesen Schritt in Erwägung ziehen: 

• Aktuelle Technologie nutzen: SharePoint Online bietet Zugang zu den neuesten Funktionen und Technologien, die die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit fördern. 
  
• Nahtlose Einbindung in M365: SharePoint Online lässt sich perfekt in die restliche Microsoft Welt integrieren. Dadurch entstehen unter anderem Möglichkeiten wie Co-Authoring oder Automatisierungen mit der Power Platform. 
  
• Kosteneffizienz: Durch den Umstieg auf SharePoint Online können die Kosten für Serverwartung und -infrastruktur reduziert werden.  
  
• Skalierbarkeit und Flexibilität: SharePoint Online ermöglicht eine einfache Skalierung, um den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. 
  
• Sicherheit und Compliance: SharePoint Online bietet durch Retention und Sensitivity Labels erstklassige Sicherheits- und Compliance-Funktionen, um Unternehmensdaten zu schützen. Retention Labels ermöglichen es, Aufbewahrungsrichtlinien auf Inhalte anzuwenden. Sensitivity Labels hingegen werden verwendet, um den Zugriff auf und die Verteilung von Inhalten zu steuern.

Migration von SharePoint 2013/2016/2019 (On-Premise) zu SharePoint Online: der häufigste Fall

Die meisten Migrationsprojekte, die wir bei AONIC begleiten, dienen dazu, aus dem veralteten SharePoint On-Premise zu SharePoint Online zu migrieren. 

Die Nachteile von SharePoint 2013/2016/2019:

• Lokale Serverinstallation erforderlich
• Seltene Updates und begrenzte Erweiterbarkeit
• Begrenzte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit

Werden durch SharePoint Online behoben:

• Cloud-basiert, erfordert keine lokale Serverinfrastruktur 
• Regelmäßige Updates und Aktualisierungen 
• Skalierbar und flexibel 
• Zusammenarbeit in Echtzeit mit Office 365 

Migration weiterer SharePoint On-Premise Versionen (2007, 2010) zu SharePoint Online

Neben SharePoint 2013 gibt es noch SharePoint 2007 und 2010. Für diese Versionen hat Microsoft den Support eingestellt. Alleine wegen möglicher Sicherheitslücken sollten Sie dringend eine Migration starten, wenn Sie diese Versionen noch im Einsatz haben. Auch hier gelten die oben genannten Nachteile. 

Wichtig: End of Life SharePoint On-Premise

Der Support der On-Premise Version von SharePoint wird 2026 durch Microsoft eingestellt. Es ist daher wichtig und zeitkritisch, bis dahin eine funktionierende Alternative zu finden.

Wie läuft eine SharePoint Migration ab?

Eine erfolgreiche SharePoint-Migration erfordert eine klare Vorgehensweise. Eine Durchführung in fünf Schritten hat sich bisher bewährt:

1. Bewertung der aktuellen Umgebung

Erfassen Sie eine umfassende Übersicht über Ihre vorhandene SharePoint-Umgebung, einschließlich aller Daten, Benutzer und Berechtigungen. Welche Arten von Daten sollen übertragen werden? Welche Größe besitzen diese? Sollen auch Workflows oder Libraries migriert werden? Welche Besonderheiten gibt es (sind bspw. Nintex, Valo, Custom SharePoint Apps & Webparts im Einsatz)? 

2. Planung und Vorbereitung

Legen Sie klare Ziele für die Migration fest, einschließlich Zeitrahmen und Budget. Definieren Sie, welche konkreten Schritte für die Migration notwendig sind und wer für  diese verantwortlich ist. Verschaffen Sie sich über die Unternehmensanforderungen einen genauen Überblick. Wie können Sie diese Anforderungen am Besten umsetzen? Welche Features werden benötigt? Welche Inhalte sind besonders sensibel? Wie muss das Berechtigungskonzept gestaltet werden? Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit und screenen Sie die SharePoint Custom und Drittanbieterlösungen. Einige dieser Lösungen könnten mit M365-Standardlösungen umgesetzt werden.

Die erfolgreiche Planung und Vorbereitung Ihrer SharePoint-Migration sind der Schlüssel zum Erfolg und zur Zufriedenheit Ihrer Nutzer. Sind Sie sicher, dass Sie an alles gedacht haben? Lassen Sie sich von unserer umfassenden Checkliste zur Migration unterstützen. 

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3. Datenmigration

Entscheiden Sie sich für ein Migrationstool (z.B. ShareGate, SharePoint Migration Tool von Microsoft), oder für eine manuelle Migration (z.B. mit Hilfe von PowerShell Skripten).  

Die Nutzung von Tools wird empfohlen, da diese nicht nur die Daten, sondern auch Berechtigungen, sowie Metadaten und sogar Drittanbieterlösungen (wie beispielsweise Nintex Forms und Workflows) migrieren können. Eine Migration bietet einen hervorragenden Anlass, alte Dateistrukturen zu hinterfragen und neu zu definieren.

4. Überprüfung und Tests

Führen Sie umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass alles wie geplant funktioniert. Sind alle Berechtigungen wie gewünscht eingerichtet? Sind sensible Inhalte geschützt? Die geplante Vorgehensweise kann mit „Pilot-SharePoint Site Collections“ getestet werden.

5. Schulung und Support

Häufig unterschätzt und doch sehr wichtig. Schulen Sie Ihre Benutzer und bieten Sie kontinuierlichen Support, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dies kann beispielsweise mit regelmäßigen SharePoint Sprechstunden unterstützt werden

Das sollten sie bei der Migration zu SharePoint beachten: Unsere Top Tipps

In der Praxis ergeben sich immer wieder potentielle Stolpersteine. Unsere Top 4 Erfolgsfaktoren, die immer wieder vergessen werden!

• Backup Strategie: Eine Backup-Strategie für Ihre Daten vor der Migration gestaltet die Migration zu SharePoint deutlich stressfreier. So können Sie Risiken bereits vor Projektstart minimieren. Geben Sie einem Nutzerkreis nach erfolgreicher Migration lediglich Leseberechtigungen auf die abgelöste On-Premise Umgebung, um bei später festgestellten Migrationsfehlern reagieren zu können.  
• Volumen einsparen: prüfen Sie in Ihrem alten System, welche Inhalte seit über einem Jahr nicht mehr genutzt wurden. Hier sollten die Zuständigen prüfen, ob diese Inhalte wirklich noch benötigt werden. 
• Integration in Office 365: SharePoint Online ist nahtlos in die restliche Microsoft Welt integriert. Sie können sich auf eine reibungslose Zusammenarbeit und Dateifreigabe freuen und beispielsweise über die Power Platform Prozesse unternehmen.  
• Pro Tipp: Viele Unternehmen nutzen den SharePoint als reine Dokumentenablage und vergessen dabei das gesamte Potenzial zu nutzen. In Kombination mit der Microsoft Power Platform machen Sie Ihren SharePoint zum einem Business Operating Tool. Lesen Sie mehr  dazu in unserem Leitfaden zur Prozessautomatisierung mit der Microsoft Power Platform. 

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