SharePoint-Migration Tools: so setzen Sie Tools bei Ihrer Migration richtig ein

Warum sollte man ein Migration Tool nutzen?

Die Verwendung eines Migrationstools bietet eine Reihe von Vorteilen, die den gesamten Prozess der SharePoint-Migration erheblich vereinfachen: 

• Zeitersparnis: Automatisierte Migrationen sparen Zeit ein und vermeiden menschliche Fehler.  
• Datenintegrität: Mit einem Migrationstool können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten während des Transfers intakt bleiben.  
• Effizienz: Die automatische Migration mit einem Tool ermöglicht es Ihrem IT-Team, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Stunden mit manueller Arbeit zu verbringen. 
• Skalierbarkeit: Migrations-Tools sind in der Regel skalierbar und eignen sich sowohl für kleine als auch für große SharePoint-Instanzen. 

Die grundlegende Aufgabe eines SharePoint Migration Tools besteht darin, den reibungslosen Transfer von Inhalten, Einstellungen und Daten aus der aktuellen Umgebung zum neuen Zielsystem zu ermöglichen. Dies kann verschiedene Szenarien umfassen. 

Upgrade auf eine neuere SharePoint Version

Wenn Ihr Unternehmen eine ältere SharePoint Version verwendet und auf die neueste Version umsteigen möchte, kann ein Migrationstool den gesamten Inhalt, einschließlich Dokumenten, Listen und Bibliotheken, in die neue Umgebung verschieben. Mehr dazu können Sie in unserem Artikel über die SharePoint Migration lesen. 

Migration vom Fileserver in die M365 Cloud

Immer mehr Unternehmen ziehen es vor, ihre lokalen File-Server in die Microsoft 365 Cloud zu migrieren. Ein Migrationstool erleichtert den Transfer und stellt sicher, dass keine Daten verloren gehen. 

Konsolidierung von SharePoint-Instanzen 

In großen Organisationen gibt es oft mehrere SharePoint-Instanzen, die zusammengeführt werden müssen. Ein Migrations-Tool kann Inhalte von verschiedenen Quellen zusammenführen und in einer einzigen Instanz konsolidieren. 

Was kann ein SharePoint Migration Tool?

Es gibt unterschiedliche Migrationstools, welche unterschiedliche Funktionsumfänge mitbringen. 

In der Regel ermöglicht ein Migrationstool bei der Vorbereitung der Migration die Zuordnung der verschiedenen Elemente, die migriert werden sollen und die Konfiguration eines O365-Migrationsplans gemäß Ihren Anforderungen. 

Bei der Durchführung der Migration selbst migriert es die ausgewählten Inhalte selbständig und überträgt dabei auch Metadaten. Dabei ermöglicht es in der Regel auch den Status des Migrationsprojekts über Berichte nachzuverfolgen. Einige Tools bieten zudem auch die Möglichkeit, die fertige Migrationsimplementierung zu validieren, bevor sie für die Endnutzer freigeschaltet wird. 

SharePoint Migration Tools können somit den gesamten Prozess der SharePoint Migration begleiten und stark automatisieren. Damit können bereits einige Fehlerquellen eliminiert werden. Die Migrations-Tools sind in der Regel auch gut skalierbar, sodass auch große Datenmengen zuverlässig bewegt werden können. 

Welche SharePoint Migration Tools gibt es?

Es gibt verschiedene SharePoint-Migrations-Tools auf dem Markt, die unterschiedliche Schwerpunkte und Funktionen bieten. Hier sind einige bekannte Anbieter und ihre Lösungen: 

Microsoft selbst bietet das Migrationstool SPMT (SharePoint Migrationstool) an. Dieses Tool ist kostenlos und kann Inhalte von lokalen SharePoint-Seiten zu Microsoft 365 bzw. SharePoint Online migrieren. Zudem unterstützt es auch die Migration von Workflows aus vorherigen, älteren SharePoint Versionen. 

Mit Hilfe des SharePoint Migration Tools von ShareGate lassen sich Migrationen auch simulieren, um eventuell auftretende Fehler zu erkennen, bevor sie ins Produktivsystem eingespielt werden. Zusätzlich punktet die Lösung von ShareGate durch ein einfaches Mapping von Nutzern, Berechtigungsgruppen und Metadaten. Neben der Migration von Dateien ermöglicht ShareGate außerdem die Migration von Nintex Workflows.  

Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie Ihre spezifischen Anforderungen, die Größe Ihrer abzulösenden Instanz und Ihr Budget berücksichtigen. Einige Tools bieten möglicherweise erweiterte Funktionen, während andere sich auf die Grundlagen konzentrieren. 

Was kostet so ein Tool? 

Die Kosten für SharePoint Migration Tools können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Lizenzmodell variieren. Einige Tools fordern eine einmalige Lizenzgebühr, während andere auf Abonnementbasis arbeiten. Sie sollten auch die Kosten für Support und Wartung berücksichtigen. In der Regel können Sie mit einem Investment in ein gutes Migrations-Tool jedoch erhebliche Einsparungen bei den Gesamtkosten Ihrer SharePoint Migration erzielen, da Sie dadurch manuelle Aufwände reduzieren können. Das Migrationstool von Microsoft selbst ist sogar kostenlos nutzbar. 

Wir helfen Ihnen gerne bei der Auswahl eines passenden Tools, für Ihr Projekt. Senden Sie uns einfach eine unverbindliche Kontaktanfrage mit einer kurzen Beschreibung Ihres Migrationsvorhabens. 

Wie läuft eine Migration zu SharePoint Online mit einem Tool ab?

Eine typische SharePoint-Migration mit einem Migrations-Tool erfolgt in mehreren Schritten: 

• Vorbereitung: In diesem Schritt legen Sie die Quell- und Zielsysteme fest, konfigurieren das Tool und erstellen einen Migrationsplan. 
• Inhaltsextraktion: Das Tool extrahiert alle erforderlichen Inhalte aus der Quellumgebung. 
• Transformation und Anpassung: Je nach den Anforderungen der Zielsysteme kann das Tool Inhalte transformieren und anpassen. 
• Datenübertragung: Die eigentliche Migration erfolgt in diesem Schritt. Das Tool überträgt die Daten in die Ziellösung. 
• Überprüfung und Tests: Nach der Migration sollten Sie die Daten in der Ziellösung überprüfen und sicherstellen, dass alles wie erwartet funktioniert. 
• Abschluss der Migration: Sobald Sie sicher sind, dass die Migration erfolgreich war, können Sie die alte Umgebung deaktivieren. 

Die erfolgreiche Planung und Vorbereitung Ihrer SharePoint-Migration sind der Schlüssel zum Erfolg und zur Zufriedenheit Ihrer Nutzer. Sind Sie sicher, dass Sie an alles gedacht haben? Lassen Sie sich von unserer umfassenden Checkliste zur Migration unterstützen. 

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Welche Grenzen oder Limitationen haben Migrationstools?

Es ist wichtig zu beachten, dass auch die fortschrittlichsten Migrationstools gewisse Grenzen haben. Einige der häufigsten Limitationen können sein: 

Komplexität der Quellumgebung: Wenn Ihre Quellumgebung sehr komplex ist, kann dies die Migration erschweren. Einige Tools haben Schwierigkeiten, mit hochkomplexen SharePoint-Instanzen umzugehen. 

Anpassungen und Erweiterungen: Wenn Sie umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen in Ihrer SharePoint-Instanz vorgenommen haben, kann die Migration komplizierter sein. Auch zu migrierende Workflows sollten geprüft werden. Diese können Sie auch in die vollintegrierte M365 Welt einbringen, indem Sie die Workflows zu Microsofts Power Platform migirieren. 

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