Auf den ersten Blick scheint die Antwort klar: Viva Engage wirkt modern, offen, dynamisch – und ist zudem nahtlos in Microsoft Teams eingebunden. Doch bei genauerem Hinsehen wird deutlich: Viva Engage ist kein Intranet-Ersatz, sondern erfüllt eine ganz andere Rolle im digitalen Arbeitsplatz.
Was ist Viva Engage und welche Funktionen bietet es?
Viva Engage ist eine soziale Plattform von Microsoft und Teil der Viva-Suite. Sie basiert ursprünglich auf Yammer, wurde jedoch weiterentwickelt und tiefer in Microsoft Teams integriert. Ziel ist es, die Employee Experience zu verbessern – durch mehr Austausch, mehr Nähe und mehr Sichtbarkeit.
Zentrale Funktionen von Viva Engage:
- Aufbau von themenbezogenen Communities
- Interaktive Q&A-Formate („Ask Me Anything“)
- Durchführung von Umfragen
- Teilen von Wissen über Standorte hinweg
- Integration in Microsoft Teams für nahtlosen Zugriff
Gerade in hybriden Arbeitsumgebungen bringt Viva Engage echten Mehrwert – denn es reduziert Medienbrüche und fördert spontane, informelle Kommunikation.
Die Stärken von Viva Engage: Mehr als nur ein „Social Tool“
Viva Engage ist ideal, wenn es um:
- informellen Austausch,
- digitale Nähe und
- unternehmensweiten Dialog geht.
Beispiele aus der Praxis:
- In einem Live-Q&A beantworten Führungskräfte 30 Minuten lang Fragen der Mitarbeitenden.
- In einer Community für Innovation posten Kolleg:innen ihre Ideen und erhalten direktes Feedback.
- Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen tauschen sich über gemeinsame Interessen aus – ganz ohne offizielle Meetings.
Besonders ab einer Unternehmensgröße von 150 Mitarbeitenden wird ein solcher Raum für sozialen Austausch wertvoll – ab 500 Personen fast unverzichtbar.
Doch: Wer glaubt, damit ein Intranet ersetzen zu können, wird schnell feststellen, dass wichtige Inhalte untergehen, Strukturen fehlen und die Orientierung leidet.
Warum Viva Engage kein Intranet ersetzen kann
Ein Intranet ist nicht bloß eine Plattform zum Austausch. Es ist die zentrale Anlaufstelle für Informationen, Prozesse und Services im Unternehmen – quasi die digitale Lobby.
Typische Funktionen eines Intranets:
- Redaktionell aufbereitete Unternehmensnews
- Strukturierte Navigation zu Tools und Prozessen
- Zielgruppengenaue Kommunikation (z. B. Inhalte nur für bestimmte Abteilungen)
- Dokumentenmanagement und Self-Services
All das leistet Viva Engage nicht. Die Plattform lebt von Dynamik und Beteiligung, nicht von Struktur und Governance.
Besser zusammen: Intranet + Viva Engage
in typischer Arbeitstag zeigt, wie gut beide Plattformen Hand in Hand gehen können:
Beispielszenario:
- Vormittags: Anna liest im Intranet die neuesten Management-News, lädt ein HR-Formular herunter und findet wichtige Projektdokumente.
- Mittags: Sie postet eine Idee in Viva Engage – und erhält direkt Feedback aus anderen Abteilungen.
- Nachmittags: Die Geschäftsführung startet ein Live-„Ask Me Anything“. Anna stellt ihre Frage und bekommt sofort eine Antwort.
Fazit: Viva Engage ergänzt das Intranet – ersetzt es aber nicht.
Keine Konkurrenz, sondern Dreamteam
- Viva Engage bringt Lebendigkeit, Austausch und Nähe in den Arbeitsalltag.
- Das Intranet sorgt für Struktur, Orientierung und konsistente Informationen.
Die Empfehlung:
Setzen Sie auf ein modernes, leistungsfähiges Intranet – und nutzen Sie Viva Engage als Community-Booster, um die digitale Kommunikation auf ein neues Level zu heben.
Blick in die Zukunft: Viva Engage & Copilot?
Wie könnte Viva Engage mit KI-gestütztem Copilot zusammenarbeiten?
Welche neuen Möglichkeiten entstehen durch smarte Vorschläge, automatisierte Zusammenfassungen oder gezielte Empfehlungen?
Die Entwicklung bleibt spannend – und bietet enormes Potenzial für die interne Kommunikation.
Jetzt sind Sie dran!
Sie überlegen, wie ein modernes Intranet bei Ihnen aussehen kann – oder wie sich Viva Engage sinnvoll integrieren lässt?
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