Warum KI für Wissensmanagement?
Wissensmanagement (oder Knowledge Management) ist ein systematischer Ansatz zur Erfassung, Verteilung und effektiven Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation. Laut IBM umfasst Knowledge Management Strategien und Praktiken, die verwendet werden, um Erkenntnisse und Erfahrungen zu identifizieren, zu erstellen, darzustellen, zu verteilen und die Übernahme zu ermöglichen. Diese Praktiken tragen dazu bei, Prozesse zu rationalisieren, das Lernen zu verbessern und die Leistung im gesamten Unternehmen zu verbessern.
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert das Wissensmanagement, indem sie Daten effizienter erfasst, organisiert und analysiert.
Vorteile der Einführung von KI im Wissensmanagement
- Effizientere Datenerfassung und -organisation: Automatisierte Erfassung und Kategorisierung großer Mengen an Informationen.
- Schnellerer Informationszugang: Sofortige Beantwortung von Anfragen durch KI-gestützte Chatbots, ohne menschliche Interaktion.
- Personalisierte Wissensbereitstellung: Anpassung von Informationen und Antworten an individuelle Bedürfnisse und Rollen innerhalb des Unternehmens.
- Proaktive Wissensverteilung: Identifikation von Wissenslücken und automatische Aktualisierung von Inhalten.
- Kosteneinsparungen: Reduzierung des Aufwands für manuelle Dateneingabe und -suche sowie geringerer Schulungsbedarf.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Bereitstellung präziser und relevanter Informationen, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
- Optimiertes Onboarding und kontinuierliches Lernen: Unterstützung neuer Mitarbeiter durch KI-gestützte Onboarding-Programme und kontinuierliche Wissensaktualisierung.
Mit einem Copiloten können Unternehmen die Kernziele des Wissensmanagements effizient erreichen. Betrachten wir nun, wie Copilot Studio wichtige Aspekte von Wissensmanagement erleichtern kann.
Wissensmanagement mit Copilot Studio
Copilot Studio ist eine Kombination aus grafischen Low-Code-Tools und anderen Komponenten, die eine SaaS-Plattform bilden. Diese Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen benutzerdefinierten Copiloten zu erstellen und Microsoft Copilots von Erstanbietern an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Kurz gesagt, Copilot Studio erfüllt die folgenden zwei Aufgaben:
- Erstellen Sie Ihre eigenen Copiloten: Unternehmen können benutzerdefinierte Copiloten erstellen, die auf ihre individuellen Arbeitsabläufe und Daten zugeschnitten sind, um die Produktivität und Effizienz zu steigern.
- Anpassen von Microsoft Copilots von Erstanbietern: Benutzer können die vorgefertigten Copilots von Microsoft anpassen und verbessern, um sie besser an ihre Geschäftsprozesse anzupassen.
Microsoft positioniert seine Suite von Copilot-Lösungen so, dass sie unterschiedliche organisatorische Anforderungen erfüllen, wobei sich jede auf bestimmte Aufgaben konzentriert, um die Produktivität und Anpassung zu verbessern. So unterscheiden sich Copilot für M365, Copilot Studio Standalone und Azure AI Studio:
Copilot für M365
Plugin-Erstellung: Diese Plattform ermöglicht es Benutzern, Plugins zu erstellen, um die Funktionalität von Microsoft Copilot zu erweitern. Benutzer können sich mit Datenquellen verbinden, die über die Standardreichweite von Copilot hinausgehen, Geschäftsprozesse neu gestalten und Copilot-Antworten auf bestimmte Fragen konfigurieren.
Copilot Studio Standalone
Conversational Orchestration: Diese Lösung ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Copiloten sowohl für den kundenorientierten als auch für den internen Gebrauch. Der Schwerpunkt liegt auf regelbasiertem Dialogmanagement und Orchestrierung mit einem vorgefertigten Large Language Model (LLM). Diese verwaltete SaaS-Umgebung macht zusätzliche Infrastruktur überflüssig und gewährleistet integrierte Sicherheit und Governance. Benutzer können Aktionen und Plugins erstellen, um APIs aufzurufen und Aufgaben zu automatisieren.
Azure AI Studio
Aufbau fortschrittlicher KI-Modelle: Azure AI Studio wurde für die erweiterte und angepasste KI-Modellentwicklung entwickelt und ermöglicht es Benutzern, große Sprachmodelle mit Prompt Engineering zu konfigurieren. Im Gegensatz zu anderen Plattformen müssen die Benutzer ihre eigene Infrastruktur verwalten, einschließlich kundenspezifischer Entwicklung und Sicherheit, und bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für eine umfassende Kontrolle über KI-Modelle.
Dieser Artikel konzentriert sich auf das eigenständige Copilot Studio und betont seine Fähigkeiten bei der Konversationsorchestrierung und der Erstellung benutzerdefinierter Copilot.
Einführung von KI im Wissensmanagement
Bedarfsanalyse und Zieldefinition:
- Identifizieren Sie spezifische Anforderungen und Ziele für das Wissensmanagement.
- Bestimmen Sie die relevanten Datenquellen und die Art der zu automatisierenden Prozesse.
Auswahl geeigneter KI-Tools:
- Wählen Sie eine Plattform wie Copilot Studio, die benutzerdefinierte Anpassungen und Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Pilotprojekt und Prototypen:
- Entwickeln Sie einen Prototypen oder führen Sie ein Pilotprojekt durch, um die Funktionalität und Akzeptanz zu testen.
Schulung und Change Management:
- Schulen Sie die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie und bereiten Sie sie auf die Veränderungen vor.
Integration und Skalierung:
- Integrieren Sie die KI-Lösung in die bestehenden Systeme und Prozesse.
- Skalieren Sie die Lösung, um den vollen Nutzen zu erzielen.
Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung:
- Nutzen Sie integrierte Analysetools, um die Leistung zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.
Anwendungsszenarien für Wissensmanagement mit künstlicher Intelligenz
Vereinfachtes Onboarding mit KI
Copilot Studio ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Copiloten, die neuen Mitarbeitern während des Onboardings kontinuierlichen Support bieten. Diese Copiloten leiten gezielte Gespräche und bieten bei Bedarf Zugang zu wichtigen Informationen. Dadurch wird vermieden, dass Neulinge mit einer Flut von Informationen überfordert werden. Stattdessen erhalten sie strukturierte und interaktive Unterstützung, die ihren Einstieg erleichtert. Dies fördert einen reibungslosen Übergang und steigert die Produktivität von Anfang an.
KI-Wissensmanagement für operative Aufgaben
Mit Copilot Studio können benutzerdefinierte Copiloten erstellt werden, die den Mitarbeitern genau die Informationen liefern, die sie benötigen. Die Plattform unterstützt die Integration mit verschiedenen Datenquellen und Geschäftsprozessen, wie z.B. Microsoft 365, CRM-Systemen und HR-Tools. Dadurch erhalten die Mitarbeiter kontextbezogene Informationen direkt in ihren Arbeitsumgebungen. Dies reduziert die Zeit, die für die Suche nach Informationen benötigt wird, und erhöht die Effizienz. So können sich die Mitarbeiter auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren.
Kundenservice im Self-Service dank KI-Wissensmanagement
Ein gut implementiertes KI-gestütztes Wissensmanagementsystem ermöglicht es Kunden, selbstständig Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden. Copilot Studio kann benutzerdefinierte Copiloten erstellen, die auf Websites integriert werden, um Self-Service-Optionen zu bieten. Dies reduziert das Volumen der Supportanfragen und verbessert die Kundenzufriedenheit durch sofortige und präzise Antworten. Zudem werden die Support-Teams entlastet, sodass sie sich auf komplexere Anfragen konzentrieren können. Dadurch werden Ressourcen effizienter genutzt und die Betriebskosten gesenkt.
Verwalten von Benutzerzugriffsberechtigungen mittels KI
Ein effektives Wissensmanagement erfordert eine präzise Kontrolle über den Zugang zu Informationen. Copilot Studio bietet robuste Funktionen zur Verwaltung von Benutzerzugriffsberechtigungen, indem es sich nahtlos in SharePoint, Dateiklassifizierungssysteme und Microsoft Purview integriert. Diese Werkzeuge ermöglichen es Organisationen, den Zugriff auf Informationen genau zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang haben. Diese Maßnahmen schützen sensible Daten und gewährleisten die Einhaltung von Sicherheitsstandards. So wird eine sichere und effiziente Wissensverwaltung innerhalb des Unternehmens unterstützt.
Wissensmanagement mit KI-Unterstützung: unser Fazit
Copilot Studio ist eine vielseitige Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Copilots zu erstellen und an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
Im Wesentlichen fungiert Copilot Studio als leistungsstarkes Tool, um die Ziele von Knowledge Management zu erreichen, indem es eine zentralisierte Plattform bereitstellt, die die Entwicklung von benutzerdefinierten Copilots für effizientes Abrufen von Informationen, Zusammenarbeit und kontinuierliches Lernen unterstützt.
Dabei kann mit verschiedenen Methoden sicher gestellt werden, dass Benutzer nur Zugriff auf die Informationen haben, für die sie berechtigt sind, und bewahren so die Sicherheit und Integrität Ihres Wissensmanagementsystems.
Mit Blick auf die Zukunft wird sich Copilot Studio mit neuen Funktionen weiterentwickeln, wie z. B. interaktiven Plugins, die Fragen stellen und Optionen präsentieren können, sicherem und nahtlosem Zugriff auf verschiedene Microsoft-Dienste, detaillierteren Admin-Kontrollen über die Verwendung von Plugins und verbesserten Teststeuerelementen für das Debuggen und Überprüfen von Plugins.
Copilot-Einführung mit AONIC
Wenn Sie Fragen zu Copilot Studio für Wissensmanagement haben oder daran interessiert sind, es für Ihr Unternehmen einzuführen, sind wir für Sie da. Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus, und einer unserer Experten wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen Unterstützung und weitere Informationen zu geben.
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