Das Aufsetzen eines wirkungsvollen Intranets ist keine kurzfristige Herausforderung. Es bedarf gründlicher Planung und einem exakten Verständnis der Anforderungen. Ein durchdachtes Intranet kann die interne Kommunikation optimieren, die Kollaboration intensivieren und als zentraler Anlaufpunkt für Informationen und Ressourcen dienen. Aber welche Kriterien legt man für ein Intranet zugrunde und welchen Anforderungen muss es gerecht werden?
Welche Merkmale muss das Intranet aufweisen?
Ein leistungsfähiges Intranet zeichnet sich durch spezifische Merkmale aus, die über Basiskriterien hinausgehen. Sie stellen sicher, dass das Intranet nicht nur funktionell, sondern auch benutzerfreundlich ist, ihren Anforderungen entspricht und wertvoll für seine Nutzer ist.
- Benutzerorientiert: Ein effektives Intranet fokussiert sich auf seine Nutzer. Dabei sollte es deren Anforderungen, Vorlieben und Arbeitsstile berücksichtigen. Dies könnte sich in personalisierten Inhalten, basierend auf Rolle, Interessen und Standort, manifestieren. Ein Grad an Individualisierbarkeit, bei dem Nutzer ihre Oberfläche nach eigenen Vorlieben anpassen können, ist ebenfalls von Vorteil.
- Interaktiv: Mehr als nur ein Informationsportal sollte das Intranet auch eine Plattform für Interaktion und Engagement sein. Dies kann durch Features wie Kommentarfunktionen, Likes, Umfragen und Diskussionsthreads ermöglicht werden. Weiterhin können soziale Funktionen, wie Profile und Community-Bildung, den Austausch untereinander fördern.
- Dynamisch: Ein Intranet muss sich flexibel und zeitnah an veränderte Umstände anpassen können. Sei es durch das Hinzufügen neuer Features, das Aktualisieren von Inhalten oder die Anpassung an neue Unternehmensstrategien.
- Messbar: Die Effektivität eines Intranets sollte quantifizierbar sein. Integrierte Analysewerkzeuge können hierbei helfen, Nutzungsmuster und die allgemeine Effektivität zu verfolgen.
- Langfristig ausgelegt: Das Intranet sollte eine langfristige Investition sein, die mit der Zeit wachsen und sich weiterentwickeln kann, ohne ständige Neukonzeptionen oder Plattformwechsel.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Inhalte ein gutes Intranet ausmachen, lesen Sie auch unseren Artikel Intranet-Inhalte: Was Ihr Intranet erfolgreich macht
Welche Anforderungen sollte man an das Intranet stellen?
Ein modernes Intranet dient nicht nur als Informationsplattform, sondern kann weitreichende Funktionen erfüllen, die den Workflow eines Unternehmens signifikant verbessern können. Hier sind einige essenzielle Anforderungen, die ein Intranet erfüllen sollte:
- Förderung der Unternehmenskultur: Ein Intranet muss über Funktionen verfügen, die es ermöglichen, die Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen. Es sollte als Brücke dienen, um Vision, Mission und Werte des Unternehmens kontinuierlich zu kommunizieren und damit die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
- Effiziente Informationsverteilung: Das zeitnahe Bereitstellen von relevanten Informationen ist entscheidend. Dabei sollte das Intranet sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter, unabhängig von Ort und Position, Zugriff auf die für ihn relevanten Daten hat.
- Unterstützung der Zusammenarbeit: Eine integrierte Plattform für Teamarbeit ist unerlässlich. Das Intranet sollte Möglichkeiten für Videokonferenzen, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und ein Forum für den Ideenaustausch bieten.
- Integration in den Arbeitsablauf: Eine nahtlose Integration mit anderen oft genutzten Werkzeugen wie E-Mail-Diensten, Kalendern oder Projektmanagement-Tools erhöht die Akzeptanz und Nutzung des Intranets.
- Anpassungsfähigkeit: Unternehmen entwickeln sich ständig weiter, und das Intranet sollte in der Lage sein, diese Änderungen widerzuspiegeln. Modular aufgebaute Intranets, die es erlauben, Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen, sind hier im Vorteil.
- Datenschutz und Sicherheit: Ein Intranet beinhaltet oft vertrauliche Informationen. Daher sind starke Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates unabdingbar, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu bewahren.
- Messung des Erfolgs: Die Einführung eines Intranets sollte immer mit einem Ziel vor Augen erfolgen. Eingebaute Analysetools können dabei helfen, die Erreichung dieser Ziele zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Sie möchten noch mehr darüber erfahren, wie ein erfolgreiches Intranet aufgebaut ist? Werfen Sie einen Blick in unseren Artikel Intranet-Aufbau: So geht es richtig!
Wie entwirft man einen Anforderungskatalog für das Intranet?
Der Anforderungskatalog bildet das Fundament für die Gestaltung und Implementierung eines erfolgreichen Intranets. Hier sind einige Empfehlungen, die den Prozess strukturiert und effektiv gestalten:
- Stakeholder-Identifikation: Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Beteiligten zu identifizieren. Dies sind nicht nur Personen aus der IT oder dem Management, sondern auch Endbenutzer wie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder sogar externe Partner. Ihre Perspektiven und Bedürfnisse sind entscheidend für den Erfolg des Intranets.
- Anforderungserfassung: Nachdem die Stakeholder klar sind, sollten Sie mit ihnen in den Dialog treten. Führen Sie strukturierte Gespräche, Workshops oder Fragebögen durch, um zu verstehen, welche Funktionen und Eigenschaften aus ihrer Sicht unerlässlich sind. Dieser interaktive Prozess fördert auch das Engagement und die Akzeptanz für das Projekt.
- Priorisierung der Anforderungen: Mit einer Liste an Anforderungen gilt es nun, diese zu bewerten. Nicht alles, was gewünscht wird, ist auch wirklich umsetzbar oder sinnvoll. Hier hilft eine Matrix, bei der der geschäftliche Nutzen gegen den technischen Aufwand bewertet wird. So können Sie herausfiltern, welche Features den größten Mehrwert bieten.
- Klarheit in der Dokumentation: Alle festgelegten Anforderungen sollten nun in einem übersichtlichen Dokument festgehalten werden. Dieses Dokument dient als Grundlage für die spätere Implementierung und sollte daher klar, konkret und nachvollziehbar für alle Beteiligten sein. Es empfiehlt sich, neben den reinen Anforderungen auch Use Cases oder konkrete Szenarien zu beschreiben, in denen die Funktionen zum Einsatz kommen.
Anforderungskatalogs für das Intranet – Das könnte drinstehen
Der Anforderungskatalog legt den Grundstein für die Entwicklung eines effizienten Intranets. Dieses Muster soll Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, wie man sowohl die technischen als auch die funktionalen Aspekte umfassend berücksichtigt. Verantwortlichkeiten sollten früh verteilt und Elemente priorisiert werden. Schon der Anforderungskatalog sollte also individuell auf die Anforderungen von und an Ihr Unternehmen abgestimmt sein. Im Allgemeinen kann ein solcher Anforderungskatalog folgende Elemente enthalten:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Ziel: Gewährleistung einer einfachen und klaren Navigation, die den Benutzer unterstützt
- Verantwortlich: UI/UX-Designer, Frontend-Entwickler
- Priorität: 5
- Individuelle Startansicht
- Ziel: Bereitstellung einer individualisierbaren Ansicht mit wichtigen Informationen und Tools auf einen Blick
- Verantwortlich: Frontend-Entwickler, Backend-Entwickler
- Priorität: 3
- Interaktive Kommunikationstools
- Ziel: Integration von Plattformen zur Teamkommunikation, Diskussionsforen und Nachrichtensystemen
- Verantwortlich: Kommunikationsmanager, IT-Team
- Priorität: 5
- Echtzeit-Kollaboration
- Ziel: Tools für die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und den Austausch von Ideen
- Verantwortlich: Projektmanager, IT-Team
- Priorität: 4
- Zentrale Dokumentenverwaltung
- Ziel: Effiziente und strukturierte Speicherung und Abruf von Dokumenten
- Verantwortlich: IT-Team, Dokumentenmanager
- Priorität: 5
- Integration von Drittanbieter-Tools
- Ziel: Nahtlose Integration von externen Anwendungen zur Optimierung der Arbeitsprozesse
- Verantwortlich: IT-Team, Produktmanager
- Priorität: 4
- Benutzerindividualisierung und Content-Erstellung
- Ziel: Bereitstellung individueller Profile und Erstellungsmöglichkeiten für Inhalte
- Verantwortlich: IT-Team, HR-Team
- Priorität: 3
- Höchste Sicherheitsstandards
- Ziel: Gewährleistung eines umfassenden Schutzes von Daten und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
- Verantwortlich: IT-Sicherheitsteam, Datenschutzbeauftragter
- Priorität: 5
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten
- Ziel: Gewährleistung einer vollständigen Funktionalität auf mobilen Geräten
- Verantwortlich: IT-Team, Mobile-Entwicklungsgruppe
- Priorität: 5
- Umfangreiche Unterstützungsressourcen
- Ziel: Bereitstellung von Trainingsmaterialien, Benutzerhandbüchern und proaktiven Support-Optionen
- Verantwortlich: IT-Support-Team, Schulungsabteilung
- Priorität: 3
- Modulare Gruppenfunktionalität
- Ziel: Erweiterbare und flexible Gruppenstrukturen zur besseren Organisation und Zusammenarbeit
- Verantwortlich: IT-Team, Organisationsentwickler
- Priorität: 4
- Öffentlich zugängliche Informationsseiten
- Ziel: Gewährleistung von Informationszugängen ohne Intranet-Login, ideal für allgemeine Unternehmensinformationen
- Verantwortlich: IT-Team, Kommunikationsteam
- Priorität: 5
Fazit: Die richtigen Anforderungen an und für Ihr Intranet stellen
Die Gestaltung eines effektiven Intranets ist kein kleines Unterfangen. Es erfordert eine sorgfältige Planung, eine klare Definition der Anforderungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern. Doch die Mühe lohnt sich. Ein gut konzipiertes Intranet kann die interne Kommunikation verbessern, die Zusammenarbeit fördern und einen zentralen Ort für Informationen und Ressourcen bieten. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen hilft, ein Intranet zu gestalten, das den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens gerecht wird. Denken Sie daran, dass die Gestaltung eines Intranets ein fortlaufender Prozess ist, der Anpassungen und Verbesserungen erfordert. Bleiben Sie also offen für Feedback, lernen Sie aus Ihren Erfahrungen und streben Sie stets danach, Ihr Intranet zu verbessern und weiterzuentwickeln. Viel Erfolg bei Ihrem Intranet-Projekt! Sollten Sie auf dem Weg zu Ihrem Intranet Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
