Intranet Aufbau: So geht es richtig!

In vielen Unternehmen ist das Intranet ein unverzichtbares Werkzeug zur Informationsbereitstellung, Kollaboration und Organisation von Prozessen. Doch trotz seiner Bedeutung wird oft wenig Wert auf einen klaren Aufbau und eine sinnvolle Struktur gelegt. Die Folge: Mitarbeiter verlieren sich in unübersichtlichen Menüs und unstrukturierten Inhalten. Eine klare Struktur und eine durchdachte Aufteilung von Informationen sind jedoch von großer Bedeutung, um ein Intranet effizient nutzen zu können. In diesem Artikel wollen wir uns deshalb mit dem Aufbau und der Struktur eines Intranets befassen und aufzeigen, wie ein Intranet optimal gestaltet werden kann.

Wie wird ein erfolgreiches Intranet aufgebaut?

Der Aufbau eines Intranets kann wie viele Projekte in Phasen unterteilt werden. Zuerst sollte mit einer Planungsphase gestartet werden, in der beispielsweise die Ziele, das Konzept des Intranets und der Projektplan definiert werden. In der Setup-Phase erfolgt die technische und inhaltliche Umsetzung des erarbeiteten Konzepts. Hierbei sollte genügend Zeit für das Testing und anschließende Optimierung für den erfolgreichen Launch eingeplant werden. 

Nach dem eigentlichen Launch des neuen Intranets sollte der Rollout nicht vernachlässigt werden, um die Akzeptanz des Intranets zu erhöhen. So kann beispielsweise eine interne Kampagne das neue Intranet bekannt und schmackhaft machen. Zudem bietet es sich an, Schulungen für die künftigen Redakteure des Intranets durchzuführen. In der Betriebsphase sollte das Intranet zudem aktiv gepflegt werden. Mit einer Analyse der Nutzungs- und Interaktionszahlen kann das Intranet weiterhin verbessert werden. 

Da insbesondere die Planungsphase wichtige Weichen für den Erfolg des Intranets stellt, stellen wir drei wichtige Tipps vor: 

Tipp 1: Ziele des Intranets definieren

Bevor mit der Implementierung eines Intranets begonnen wird, sollten die Ziele und Nutzen klar definiert werden. Denn je nach Zielsetzung können sich die Anforderungen an das Intranet stark unterscheiden.  

Häufige Zielsetzungen bei einem Intranet-Projekt sind beispielsweise: 

• Steigerung der Wirtschaftlichkeit: durch ein Intranet können interne Prozesse verbessert und vereinfacht werden, was Zeit und Kosten spart. 
• Mitarbeiterbindung: durch die Schaffung eines zentralen Kommunikationskanals können sich Mitarbeiter besser vernetzen und Informationen austauschen. Dadurch fühlen sie sich stärker in das Unternehmen eingebunden und bleiben dem Unternehmen länger treu. 
• Produktivitätssteigerung: durch die Optimierung von Prozessen und die schnelle Verfügbarkeit von Informationen kann die Arbeit effizienter gemacht werden 
• Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien: durch die Implementierung von Sicherheitsfunktionen wie Zugriffsrechten, Verschlüsselung und Auditing kann die Vertraulichkeit und Integrität von Daten gewährleistet werden, was gerade in Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen wie im Finanz- oder Gesundheitswesen von besonderer Bedeutung ist. 

Neben diesen Zielen gibt es auch noch andere, individuelle Ziele, die Unternehmen mit einem Intranet erreichen möchten. So kann es beispielsweise das Ziel sein, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen zu verbessern oder eine höhere Transparenz innerhalb des Unternehmens zu schaffen. Entscheidend ist, dass die Zielsetzung des Intranets klar definiert ist und sich an den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orientiert.

Tipp 2: Die Zielgruppe des Intranets definieren

Mitarbeiter bilden die Zielgruppe des Intranets und können in unterschiedliche Gruppen eingeteilt werden. Dabei spielen ihre Arbeitsumgebung und -anforderungen sowie die Verfügbarkeit von Endgeräten für den Zugriff auf das Intranet eine Rolle. Einige der häufigsten Gruppen von Mitarbeitern und ihre Bedürfnisse sind: 

• Non-Desk-Worker: Diese Gruppe von Mitarbeitern arbeitet überwiegend im Außendienst und ist daher auf ein mobiles Intranet angewiesen. Sie benötigen einen einfachen und schnellen Zugriff auf das Intranet von unterwegs aus und sollten in der Lage sein, auf Dokumente und Informationen auch offline zugreifen zu können. Hierbei ist es wichtig, dass das Intranet auf verschiedenen mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones lauffähig ist. 
• Office-Mitarbeitende: Diese Gruppe arbeitet hauptsächlich im Büro und benötigt einen schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente und Informationen. Sie arbeiten meist an einem stationären Arbeitsplatz und haben Zugang zu einem Computer oder Laptop. Das Intranet sollte daher auf diesen Geräten laufen und eine einfache Navigation sowie eine schnelle Suche ermöglichen. 
• Kundendienstmitarbeitende: Diese Gruppe von Mitarbeitern arbeitet im direkten Kundenkontakt und muss schnell auf Kundenanfragen und -probleme reagieren können. Das Intranet sollte daher die Möglichkeit bieten, schnell und einfach auf relevante Informationen zuzugreifen und diese gegebenenfalls auch zu aktualisieren. 
• Führungskräfte: Diese Gruppe benötigt schnellen Zugriff auf Geschäftsinformationen wie Finanzberichte und Kennzahlen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie sollten in der Lage sein, schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen und gegebenenfalls auch Dashboards und Berichte zu erstellen. 
• Marketing- und Vertriebsmitarbeitende: Sie benötigen schnellen Zugriff und einen guten Überblick über Marketingmaterialien wie Broschüren, Präsentationen und Kampagneninformationen sowie Vertriebsinformationen. Das Intranet sollte daher eine einfache Navigation und Suche sowie eine schnelle Freigabe von Materialien ermöglichen.

Tipp 3: Benötigte Komponenten für den Intranet Aufbau festlegen

Ein Intranet besteht aus verschiedenen Komponenten, die das Zusammenarbeiten und den Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens erleichtern und verbessern sollen. Hier sind einige der aus unserer Erfahrung wichtigsten Komponenten eines Intranets: 

• Startseite: Die Startseite ist das Erste, was die Benutzer beim Aufruf des Intranets sehen. Sie soll eine schnelle Übersicht über Neuigkeiten, Ereignisse und wichtige Informationen des Unternehmens bieten. 
• Suche: Eine leistungsstarke Suchfunktion ist eine der wichtigsten Komponenten eines Intranets. Mitarbeiter können schnell nach Dokumenten, Informationen, Personen und anderen Inhalten suchen. 
• Navigation: Eine intuitive Navigation ist wichtig, damit Mitarbeiter schnell zu den benötigten Informationen gelangen können. Eine klare und logische Struktur der Inhalte und Seiten trägt dazu bei. 
• Dokumenten- und Dateiablage: Ein zentraler Speicherort für Dokumente und Dateien ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit und das Teilen von Informationen. Eine ordentliche Strukturierung und Kategorisierung von Dateien erleichtert das Auffinden von Informationen. 
• Team- und Projektmanagement: Das Intranet kann auch eine zentrale Plattform für Team- und Projektmanagement bieten. Mitarbeiter können Aufgaben, Termine und Projekte verwalten und ihre Fortschritte überwachen. 
• Interne Kommunikation: Ein Intranet ermöglicht auch eine effektive interne Kommunikation. Mitarbeiter können Nachrichten, Diskussionen und Ankündigungen austauschen, die für die gesamte Organisation relevant sind. 
• Schulungen und E-Learning: Ein Intranet kann auch Schulungs- und E-Learning-Programme enthalten. Mitarbeiter können Online-Kurse absolvieren und ihr Wissen auf dem neuesten Stand halten.

Welche weiteren Komponenten braucht ein Intranet?

Moderne Intranets bieten zusätzliche Komponenten und Funktionalitäten. 

• Sicherheitsmaßnahmen: Eine sichere Infrastruktur ist unerlässlich, um den Schutz von Unternehmensdaten zu gewährleisten und die Vertraulichkeit der Informationen zu wahren. 
• Berechtigungskonzept: Mit einem durchdachten Berechtigungskonzept kann der Zugriff und die Bearbeitung bestimmter Bereiche geregelt werden. So können vertrauliche Daten einfach geschützt werden. 
• Inhalte und Informationen: Eine reichhaltige Auswahl an relevanten und aktuellen Informationen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Intranets. Diese Informationen können Schulungen, Nachrichten, Personalangelegenheiten und andere relevante Dokumente umfassen. 
• Social Networking-Tools: Social Networking-Tools wie Mitarbeiterprofile, Gruppen und Diskussionsforen können dazu beitragen, den Austausch von Informationen und Ideen zu erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. 
• Integration mit anderen Systemen: Die Integration des Intranets mit anderen Unternehmenssystemen wie E-Mail, Kalender und Dokumentenmanagement-Tools kann die Effizienz steigern und die Nutzung erleichtern. 
• Mobile Unterstützung: Mitarbeiter können auf das Intranet von ihren mobilen Geräten aus zugreifen und auch von unterwegs aus auf wichtige Informationen zugreifen. 
• Personalisierung: Ein Intranet kann auf die Bedürfnisse des Einzelnen angepasst werden. Mitarbeiter können ihre Startseite und ihre Inhaltspräferenzen einrichten, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 
• Integration von Drittanbieteranwendungen: Ein modernes Intranet kann auch Anwendungen von Drittanbietern integrieren, wie zum Beispiel CRM-Systeme, die die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter verbessern.

Mehr zu verschiedenen Intranet Anbietern finden Sie in unserem Vergleich moderner Intranettechnologien.

Beispiel für die Struktur eines Intranets

Die Struktur eines Intranets hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab und wird durch diese definiert. Es gibt jedoch einige Komponenten, die sich in den allermeisten Intranets wiederfinden. Hier sind einige Beispiele, wie die Struktur eines Intranets in der Praxis aussehen kann: 

Startseite: Die Startseite des Intranets sollte als zentraler Anlaufpunkt dienen, auf dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die wichtigsten Informationen auf einen Blick erhalten. Die Startseite kann folgende Inhalte haben: 

• Neuigkeiten und Updates aus dem Unternehmen 
• Kalender mit wichtigen Terminen und Events 
• Links zu häufig verwendeten Tools und Ressourcen 

Mitarbeiterverzeichnis: Das Mitarbeiterverzeichnis ist eine wichtige Ressource für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um Kontakte im Unternehmen zu finden. Es sollte Folgendes enthalten: 

• Liste aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Kontaktdaten 
• Suchfunktion nach Namen, Abteilungen oder Standorten
• Organigramm des Unternehmens 

Dokumentenbibliothek: Eine gut organisierte Dokumentenbibliothek ist ein wichtiger Bestandteil eines Intranets. Sie sollte die folgenden Elemente enthalten: 

• Ordnerstruktur mit Kategorien wie Finanzen, Marketing, Personal usw. 
• Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur auf die Dokumente zugreifen können, die für ihre Arbeit relevant sind 
• Suchfunktion, um bestimmte Dokumente schnell zu finden 

Projektmanagement-Tools: Ein Intranet kann auch Projektmanagement-Tools enthalten, die den Mitarbeitern helfen, ihre Projekte effizient zu planen und auszuführen. Diese Tools können beinhalten: 

• To-Do-Listen und Aufgabenverwaltung 
• Zeiterfassung und Budgetverwaltung 
• Projektfortschritt und -status 

Schulungs- und Weiterbildungsbereich: Ein Intranet kann auch Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereitstellen. Dies kann folgendes beinhalten:

• Online-Kurse und Schulungen 
• Zugriff auf Schulungsunterlagen und -materialien  
• Informationen über interne Schulungen und Trainings

Fazit: Eine gute Struktur sorgt für einen zielgruppengerechten Intranet Aufbau  

Ein gut strukturiertes Intranet ist unverzichtbar für Unternehmen, um Prozesse effizient zu organisieren, Zusammenarbeit zu fördern und Informationen bereitzustellen. (Siehe auch: Intranet: Diese Vorteile und Nachteile gibt es) Eine klare Zielgruppenbestimmung, die Auswahl des passenden Intranet-Typs und eine durchdachte Auswahl und Anordnung der Komponenten sind hierbei von großer Bedeutung. Dabei sollten die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter beachtet werden und das Intranet entsprechend ausgerichtet werden.

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