Ein Intranet kann so viel mehr sein als ein staubiges digitales Archiv, in dem Unternehmensdokumente vor sich hinschlummern. Es kann der Dreh- und Angelpunkt Ihrer internen Kommunikation sein und das Leben Ihrer Mitarbeiter erleichtern und bereichern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand von Intranet Beispielen, Best Practices und inspirierenden Erfolgsgeschichten, wie Sie das Potenzial Ihres Intranets voll ausschöpfen und Ihre Pain Points beseitigen können. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und tauchen Sie ein in die Welt der Intranets!
Ein modernes Intranet ist ein multifunktionales Werkzeug, das Ihre Mitarbeiter zusammenbringt und Ihre Geschäftsprozesse optimiert. Betrachten wir einige der überzeugendsten Anwendungsbeispiele für Intranets näher:
Wissensmanagement: Kennen Sie das Gefühl, wenn man stundenlang nach einer bestimmten Information sucht und sie einfach nicht findet? Ein Intranet kann Abhilfe schaffen. Es ermöglicht Ihnen, eine zentrale Wissensdatenbank aufzubauen, in der Ihre Mitarbeiter Informationen, Dokumente und Best Practices teilen und leicht auffindbar machen können. So kann beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter eine erfolgreiche Verkaufsstrategie veröffentlichen. Kollegen können diese finden, aufgreifen und in ihren eigenen Verkaufsgesprächen angewendet werden kann.
Interne Kommunikation: Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter könnten sich jederzeit informieren und austauschen, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Ein Intranet ermöglicht genau das. Indem es Foren, Chats und Blogs bereitstellt, können Ihre Mitarbeiter jederzeit miteinander kommunizieren und Informationen teilen. Beispielsweise kann die Personalabteilung eine neue Gleitzeitrichtlinie einführen und dazu im Intranet einen Diskussionsbereich einrichten. So können Mitarbeiter ihre Meinungen und Fragen äußern und das Feedback gesichert werden.
Projektmanagement: Haben Sie es satt, den Überblick über Ihre Projekte und die damit verbundenen Aufgaben zu verlieren? Ein Intranet kann Abhilfe schaffen, indem es Projektmanagement-Tools integriert. Damit kann es Ihre Teams bei der Planung, Verwaltung und Durchführung von Projekten unterstützen. Mit einem zentralen Dashboard, das den Fortschritt des Projekts in Echtzeit anzeigt, können Teammitglieder ihre Aufgaben, Termine und Abhängigkeiten effektiv verwalten.
Personalmanagement: Der Einstieg neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen kann mühsam und zeitaufwendig sein. Ein Intranet kann diesen Prozess erleichtern, indem es Schulungs- und Einarbeitungsmaterialien bereitstellt und den Zugang zu relevanten Informationen und Ressourcen ermöglicht. Neue Mitarbeiter können beispielsweise durch eine interaktive Tour durch das Intranet geführt werden. Dadurch lernen sie schnell, wie sie ihre persönlichen Einstellungen anpassen, relevante Dokumente finden und mit Kollegen in Kontakt treten können. So wird der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zum Kinderspiel.
Social Collaboration: Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Ein Intranet kann die soziale Zusammenarbeit fördern, indem es Funktionen wie Kommentare, Likes und Teilen anbietet, die den Austausch von Ideen und Meinungen zwischen den Mitarbeitern erleichtern. So kann beispielsweise ein Entwickler eine innovative Lösung für ein technisches Problem veröffentlichen, die von seinen Kollegen diskutiert, bewertet und weiterentwickelt werden kann.
Mehr Beispiele und Vorteile finden Sie in unserem Beitrag Intranet: Diese Vorteile und Nachteile gibt es
Ein erfolgreiches Intranet beruht auf einer Reihe von Best Practices, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter eingehen. Hier sind fünf erprobte Best Practices, die Ihnen helfen, Ihr Intranet zum Erfolg zu führen:
Benutzerfreundlichkeit: Ein benutzerfreundliches Intranet ist leicht zu navigieren und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, schnell und einfach auf benötigte Informationen zuzugreifen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche, klare Navigationselemente und eine leistungsstarke Suchfunktion sind entscheidend. Denken Sie daran: Wenn Ihr Intranet einfach und intuitiv zu bedienen ist, werden Ihre Mitarbeiter es gerne nutzen.
Personalisierung: Jeder Mitarbeiter hat individuelle Bedürfnisse und Präferenzen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihr Intranet-Erlebnis anzupassen, indem sie ihre eigene Startseite gestalten, bevorzugte Apps auswählen und Informationsquellen abonnieren können. Personalisierung fördert die Akzeptanz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und trägt zu einer höheren Nutzung des Intranets bei.
Skalierbarkeit: Achten Sie darauf, dass Ihr Intranet mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und sich an veränderte Anforderungen anpasst. Es sollte in der Lage sein, problemlos neue Benutzer und Inhalte hinzuzufügen und zu organisieren. Nur so wird es auch in Zukunft die interne Kommunikation und IT Ihres Unternehmens unterstützen kann.
Sicherheit: Datenschutz und -sicherheit sind entscheidend für den Erfolg Ihres Intranets. Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Sicherheitsupdates und strenge Zugriffskontrollen für vertrauliche Informationen. Nur wenn Ihre Mitarbeiter darauf vertrauen können, dass ihre Daten sicher sind, werden sie das Intranet vollumfänglich nutzen.
Integration von Drittanbieteranwendungen: Die Integration von Drittanbieteranwendungen wie CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools und Kommunikationsplattformen ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, alle benötigten Ressourcen und Informationen an einem Ort zu finden und zu nutzen. So sparen sie wertvolle Zeit und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Auf der Suche nach dem passenden Tool für all Ihre Ansprüche? Sehen Sie sich unseren Beitrag Der Vergleich moderner Intranet Technologien an.
Drei inspirierende Case Studies, die zeigen, wie man von einem erfolgreichen Intranet-Setup profitieren kann:
Die Princeton University hat erkannt, dass es für ihre über 8.000 Vollzeitmitarbeiterinnen und -mitarbeiter wichtig ist, einen zentralen Ort zu schaffen, an dem sie auf alle relevanten Informationen und Ressourcen zugreifen können. Aus diesem Grund rief man das Intranet „Inside Princeton“ ins Leben. Es vereint alle arbeitsbezogenen Nachrichten, Ressourcen, Veranstaltungen und Neuigkeiten für das Personal und erleichtert ihnen so den Arbeitsalltag.
Die Herausforderung bestand darin, dass die benötigten Informationen und Tools auf über 1.200 verschiedenen Websites der Universität verstreut waren. Inside Princeton ermöglicht es den Mitarbeitern, effizienter arbeiten, da sie alle wichtigen Informationen und Anwendungen an einem zentralen Ort vorfinden.
Inside Princeton ist ein Gemeinschaftsprojekt von verschiedenen Abteilungen der Universität, darunter Kommunikation, Dekanat, Personalwesen, IT und das Präsidialamt. Das Tagesgeschäft des Intranets wird von den Abteilungen Kommunikation und IT betreut, während die verschiedenen akademischen und administrativen Einheiten der Universität zum Inhalt beitragen.
Ein besonderes Merkmal von Inside Princeton ist seine Personalisierung und Anpassungsfähigkeit. Mitarbeiter müssen sich nicht anmelden, um die öffentlichen Informationen und Funktionen des Intranets zu nutzen. Wer sich jedoch anmeldet, profitiert von zusätzlichen personalisierten Funktionen, wie individuellen Ankündigungen, der Möglichkeit, Links auf verschiedenen Geräten und Browsern zu speichern, und der Teilnahme an mitarbeiterexklusiven Inhalten wie Umfragen, Q&As und Wettbewerben.
Ein weiterer Vorteil von Inside Princeton besteht darin, dass es die bestehenden Intranets oder Websites der verschiedenen akademischen und administrativen Einheiten nicht ersetzt. Vielmehr dient es als zentrale Anlaufstelle, die Informationen aus den verschiedenen Quellen bündelt und so den Zugriff auf relevante Informationen für die Mitarbeiter vereinfacht.
Das Feedback der Mitarbeiter spielt eine entscheidende Rolle bei der Weiterentwicklung von Inside Princeton. Die Nutzer können ihre Meinungen, Bedenken oder Ideen über eine Feedback-Funktion äußern, die nach dem Login zur Verfügung steht. Dadurch wird sichergestellt, dass das Intranet den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird und kontinuierlich verbessert wird.
Insgesamt ist das Intranet der Princeton University ein positives Beispiel dafür, wie ein gut konzipiertes und umgesetztes Intranet den Arbeitsalltag der Mitarbeiter erleichtern und ihre Zufriedenheit und Produktivität steigern kann. Durch die Bündelung von Informationen und die Personalisierung der Plattform erhalten die Mitarbeiter einen zentralen Ort, an dem sie alles finden, was sie für ihre Arbeit benötigen.
Auch Banner Health ist ein sehr gutes Beispiel dafür, wie ein erfolgreiches Intranet den Arbeitsalltag der Mitarbeiter verbessern kann. Vor einiger Zeit bemerkten sie, dass ihr altes Intranet nicht mehr zeitgemäß war und die Mitarbeiter Schwierigkeiten hatten, z.B. Informationen zu finden, auf dem neuesten Stand zu bleiben und von unterwegs auf das Intranet zuzugreifen.
Um diese Probleme zu lösen, hat Banner Health eine maßgeschneiderte Mitarbeitererfahrungsstrategie entwickelt und „Banner Connect“ ins Leben gerufen, ein Intranet, das auf SharePoint Online und Office 365 basiert und den Mitarbeitern als zentrale Anlaufstelle dient.
Das großartige an Banner Connect ist, dass es die Bedürfnisse der Mitarbeiter wirklich ernst nimmt. Zum Beispiel können sie jetzt mit nur einer Anmeldung auf wichtige Geschäftsanwendungen zugreifen, sicher von zu Hause aus arbeiten und Infos auf ihren mobilen Geräten abrufen.
Und um den Mitarbeitern eine noch bessere Erfahrung zu bieten, hat sich Banner Connect an der digitalen Erfahrung von Apps von Unternehmen wie LinkedIn, Apple und Amazon orientiert. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter das Intranet gern nutzen und so die Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen gesteigert wird.
Alles in allem zeigt das Beispiel von Banner Health, wie wichtig es ist, wirklich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Durch die Einführung von Banner Connect konnte das Unternehmen eine moderne digitale Erfahrung schaffen, die das Arbeitsleben der Mitarbeiter erleichtert und gleichzeitig die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert.
Die DBS Bank zeigt, wie ein Intranet dazu beitragen kann, das Arbeitsumfeld positiv zu gestalten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Hierbei wurde auf eine Kultur der ständigen Experimente und Iterationen gesetzt, um kontinuierlich an der Verbesserung des Intranets zu arbeiten.
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden, gibt es verschiedene Zugangsmöglichkeiten zum Intranet. Der virtuelle Assistent OneBot wickelt Aufgaben und Anfragen komfortabel über ein Gesprächsinterface ab. Die DBS-Suche, ermöglicht eine umfassende Suche nach Inhalten und Daten. OneMobile ermöglicht den sicheren Zugriff auf das Intranet über mobile Geräte. Darüber hinaus legt DBS großen Wert darauf, eine menschliche Note in die digitalen Tools zu bringen. Ziel davon ist, die Unternehmenskultur auch in einem hybriden Arbeitsumfeld zu fördern. Dazu gehören das F3W-Forum zur Zukunft der Arbeit, die iHealth-App mit Wellness-Ressourcen und das soziale Netzwerk Life@DBS.
Ein weiterer Schwerpunkt bei DBS liegt auf der Mitarbeiterorientierung. Sie haben verschiedene Mechanismen eingeführt, um sicherzustellen, dass das Intranet von den Mitarbeitern gestaltet und bewertet werden kann. Dazu gehört ein Bewertungssystem für digitale Arbeitsplatzprodukte. Hiermit entwickelt das Team Verbesserungspläne für Produkte, die weniger als 4 von 5 Punkten erhalten. Der Kiasu-Ausschuss (K-Comm) bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, Prozessprobleme zur Vereinfachung zu thematisieren. Gleichzeitig versucht der Employee Journey Council (EJC) Schmerzpunkte zu identifizieren und Möglichkeiten zur Verbesserung des Intranets zu finden. Die Mitarbeiterstimme wird mit den strategischen Prioritäten kombiniert, um eine ehrgeizige Vision voranzutreiben, die auf einem starken und nachhaltigen Governance-Modell basiert.
Besonders beeindruckend ist der Nachhaltigkeitsfokus des DBS-Intranets. Das Team hat sich für einen „weniger ist mehr“-Ansatz entschieden. Dabei setzt es auf eine Reduzierung der digitalen Verschwendung, was positive Umweltauswirkungen mit sich bringt. So trägt das Intranet etwa zur Reduzierung von CO2-Emissionen bei, indem effizientere Kommunikationswege genutzt werden, physische Namensschilder durch digitale ersetzt werden, der Datenverbrauch durch OneBot reduziert wird und digitaler Müll auf dem Intranet beseitigt wird.
Der Erfolg des DBS-Intranets spiegelt sich nicht nur intern in der Mitarbeiterzufriedenheit, der Produktivität und den finanziellen Kennzahlen wieder. So konnte das Team bei der Wahl der DWG zum besten modernen Intranet des Jahres den ersten Preis gewinnen.
Das Beispiel der DBS Bank zeigt, wie ein durchdachtes und gut umgesetztes Intranet nicht nur die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern kann, sondern auch einen echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen und seine Mitarbeiter schafft.
Die Intranet Beispiele und Best Practices, die wir Ihnen in diesem Artikel vorgestellt haben, sollen Ihnen einen Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten moderner Intranet-Systeme geben. Ein erfolgreiches Intranet kann die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens fördern, Ihre Mitarbeiter motivieren und Ihre Geschäftsprozesse optimieren. Die Case Studies der Princeton University, Banner Connect und DBS Bank zeigen, dass ein gut konzipiertes Intranet nicht nur die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter steigern kann. Richtig umgesetzt, kann es auch die Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens fördern.
Ein Intranet ist kein statisches System, sondern eine sich ständig weiterentwickelnde Plattform, die sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst. Durch Feedback Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie die Chance, Ihr Intranet kontinuierlich zu optimieren und seinen Wert zu maximieren.
In einer Welt, die immer stärker vernetzt und digitalisiert ist, kann ein erfolgreiches Intranet ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens sein. Nutzen Sie die in diesem Artikel vorgestellten Intranet Beispiele, Best Practices und Erfolgsgeschichten, um Ihr Unternehmen voranzubringen und die digitale Transformation zu meistern.
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