Die Fähigkeit, die Leistung und Effektivität Ihres Intranets zu messen und zu optimieren, ist ein wichtiges Werkzeug, um die unternehmensweite Akzeptanz des Intranets zu erkennen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie die Nutzung Ihres Intranets tracken, welche Zahlen Sie im Auge behalten sollten und wie sich die Intranet Analyse von der Analyse einer normalen Website unterscheidet. Darüber hinaus werden wir einige nützliche Tools vorstellen und auf wichtige Aspekte wie Datenschutz und Datensicherheit eingehen.
Die Bedeutung der Intranet Analyse
Erfolgsmessung und Reporting
Einerseits können Sie durch die Messung des Nutzerverhaltens auf Ihrem Intranet eine Erfolgsmessung vornehmen und Ihren Business Case validieren. Den Erfolg Ihrer Mühen können Sie somit durch Zahlen belegen und an wichtige Stakeholder reporten.
Verständnis des Nutzerverhaltens und Optimierung
Andererseits ermöglicht die Intranet-Analyse die gründliche Untersuchung der Nutzung und des Verhaltens der Nutzer auf der Plattform. Auf diese Weise können Schwachstellen identifiziert und das Intranet gezielt verbessert werden, um die interne Kommunikation zu optimieren und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Arbeitsweise, sondern kann auch zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Produktivität führen. Doch wie lassen sich diese Vorteile konkret realisieren?
Die drei gängigsten Methoden für die Intranet Analyse
Es gibt verschiedene Methoden, um die Leistung Ihres Intranets zu analysieren. Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihren Zielen und Ressourcen ab. Hier sind einige der gängigsten Methoden:
1. Webanalyse-Tools
Die Verwendung von Webanalyse-Tools ermöglicht es Ihnen, detaillierte Informationen über die Nutzung Ihres Intranets zu erhalten. Sie können damit Seitenaufrufe, Besucherzahlen, Verweildauer, Ausstiegsseiten und vieles mehr verfolgen. So können Sie beispielsweise erfahren, ob sich die Nutzung Ihres Intranets über die Zeit erhöht. Außerdem können Sie erfahren, welche Inhalte Anklang bei Ihren Mitarbeitern finden und ihre Kommunikation somit entsprechend anpassen.
2. Umfragen und Feedback
Das Sammeln von Mitarbeiter-Feedback und die Durchführung von Umfragen können wertvolle Einblicke in die Benutzerzufriedenheit und die Verbesserungsmöglichkeiten bieten. Beispielsweise können Sie den Net Promoter Score regelmäßig messen, und so verfolgen, ob Ihre Arbeit am Intranet den Score verbessert. Vergessen sie nicht: Ein Intranet ist für Ihre Mitarbeiter gedacht, binden sie diese also mit ein!
3. Heatmaps und Nutzerverhalten
Heatmaps zeigen, wo Benutzer auf Ihrer Intranetseite klicken und wie sie sich auf der Seite bewegen. Dadurch können Sie sehen, welche Bereiche am meisten Aufmerksamkeit erhalten und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Die Wahl der richtigen Metriken ist entscheidend, um den Erfolg Ihrer Intranet-Analyse zu messen. Wichtige Kennzahlen, die wir in unseren Intranet-Projekten gemeinsam mit unseren Kunden definieren, sind beispielsweise:
1. Google Analytics: Google Analytics bietet eine breite Palette von Funktionen und ist für viele Unternehmen die erste Wahl für die Website- und Intranet-Analyse.
2. Matomo (ehemals Piwik): Matomo ist eine Open-Source-Alternative zu Google Analytics, die es Ihnen ermöglicht, die volle Kontrolle über Ihre Daten zu behalten.
3. PiwikPro: PiwikPro bietet erweiterte Funktionen für die Intranet Analyse, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit.
4. Hotjar oder Mouseflow: Beide Tools bieten die Möglichkeit, über Heatmaps und anonymisierte Session-Recordings das Nutzerverhalten tiefer zu verstehen.
5. Eingebaute Analyse-Tools: Einige Intranet Baukästen bieten Out of the Box Analysefunktionen an. Oft reichen diese für eine erste Analyse aus. Beispielsweise kann bei einem Intranet auf Sharepoint Online Basis die Nutzungsstatistik je Seite eingesehen werden.
Welche Zahlen sollte man beim Intranet tracken?
Die Wahl der richtigen Metriken ist entscheidend, um den Erfolg Ihrer Intranet Analyse zu messen. Wichtige Kennzahlen, die wir in unseren Intranet Projekten gemeinsam mit unseren Kunden definieren, sind beispielsweise:
1. Seitenaufrufe: Die Gesamtanzahl der Seitenaufrufe gibt Aufschluss darüber, welche Teile Ihres Intranets am häufigsten besucht werden.
2. Verweildauer: Die durchschnittliche Verweildauer zeigt, wie lange die Benutzer auf Ihrer Seite bleiben. Eine längere Verweildauer deutet auf Interesse hin und bietet damit eine Indikation des Interesses der Nutzer an den Intranet Inhalten.
3. Conversion-Rate: Die Conversion-Rate zeigt, wie viele Benutzer eine gewünschte Aktion auf Ihrer Intranetseite durchgeführt haben, z. B. die Anmeldung zu einem Seminar oder das Herunterladen von Dokumenten.
4. Ausstiegsseiten: Dies sind die Seiten, auf denen die Benutzer Ihr Intranet verlassen. Es ist wichtig zu verstehen, warum Benutzer diese Seiten verlassen, um Verbesserungen vornehmen zu können.
Was sollten Sie bei der Analyse Ihrer Intranet KPI beachten?
Bei der Intranet Analyse gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:
1. Datenschutz: Achten Sie darauf, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten und die Daten Ihrer Mitarbeiter angemessen zu schützen. Beispielsweise sollten Sie das Nutzungsverhalten anonymisiert erheben, damit die Privatsphäre und die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter geschützt sind. Dies stellt sicher, dass sensible Informationen nicht ohne Zustimmung erfasst oder weitergegeben werden.
2. Datensicherheit: Stellen Sie sicher, dass Ihre Intranet-Analyse-Tools sicher sind und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Hier sind beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Verwaltung verschiedener Rechtegruppen gängige Ansätze.
3. Rechtliche Aspekte: Beachten Sie alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften, die sich auf die Intranet Analyse auswirken könnten. Wichtige Ansprechpartner zur Reflexion Ihres Vorhabens könnten Legal, Datenschutz, IT und Betriebsrat sein.
Unser Fazit zur Intranet Analyse
Die Intranet Analyse ist ein mächtiges Werkzeug, um die interne Kommunikation und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Indem Sie die richtigen Methoden und Tools einsetzen, können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.
Denken Sie immer an Datenschutz und Datensicherheit, um Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zu schützen. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Intranet Analyse, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auf ein neues Level zu heben.
Vergessen Sie jedoch bei jeder Analyse niemals den Menschen selbst. Ihre Mitarbeiter sollen das Intranet annehmen, es nutzen und mit Leben füllen. Fragen Sie sie nach ihrer Meinung, was ihrer Ansicht nach fehlt und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
Intranet Analyse ist kein Hexenwerk, sondern eine entscheidende Ressource für Unternehmen, die ihre internen Prozesse optimieren und wettbewerbsfähig bleiben wollen. Legen Sie los, tracken Sie die Nutzung Ihres Intranets und profitieren Sie von den Erkenntnissen, um Ihren Erfolg zu steigern.
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