Intranet-Suchfunktionen sind mehr als nur Werkzeuge, um Dateien zu finden – sie sind das Rückgrat der unternehmensinternen Wissensorganisation.
Nutzer sind es von den Suchgiganten Google oder Bing gewohnt, innerhalb weniger Sekunden exakt die Ergebnisse zu finden, die sie suchen. Eine interne Suche, die dieser lang gelernten Erwartungshaltung nicht gerecht wird, enttäuscht und wird am Ende nicht mehr genutzt. Eine leistungsstarke Suchmaschine fördert zudem die Zusammenarbeit und verbessert die Gesamtleistung. Doch worauf sollte man achten, um die optimale Suchfunktion zu wählen?
Die Konzeption und Auswahl einer Intranet-Suchfunktion erfordern einen strukturierten Ansatz. Hier sind die Schritte, die Sie beachten sollten:
Verstehen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Welche Art von Informationen müssen durchsucht werden, und wo sind diese Informationen abgespeichert? Welche Funktionalitäten sollte die Suchfunktion bieten?
Relevanz und Präzision: Eine gute Intranet-Suchfunktion liefert nicht einfach nur Ergebnisse, sondern relevante Ergebnisse. Präzision ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Benutzer genau das finden, was sie suchen.
Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein. Eine einfache Navigation und Bedienung trägt dazu bei, die Akzeptanz der Suchfunktion unter den Mitarbeitern zu erhöhen.
Anpassbarkeit: Jedes Unternehmen ist einzigartig. Eine anpassbare Suchfunktion ermöglicht es, spezifische Anforderungen und Strukturen des Unternehmens zu berücksichtigen. So könnte beispielsweise hilfreich sein, dass die Ergebnisse nach verschiedenen Dokumentformaten filterbar sind.
Sicherheit: Die Sicherheit sensibler Daten ist auch an dieser Stelle von hoher Bedeutung. Die Intranet-Suchfunktion sollte robuste Sicherheitsmechanismen bieten, um den Schutz vertraulicher Informationen zu gewährleisten.
NLP (Natural Language Processing): Es ist mittlerweile Standard, dass Suchanbieter mit NLP arbeiten, um so die Suchergebnisse noch präziser zu machen.
Autocomplete und Tippfehlerkorrektur: Auch diese Funktionalitäten sind längst durch Suchanbieter wie Google etabliert und werden von den Nutzern erwartet.
Sie sollten sich für die Anforderungsdefinition genügend Zeit nehmen. Welche individuellen Funktionalitäten braucht Ihr Unternehmen? Auf welche können Sie verzichten? Bei unseren Intranet-Projekten werden beispielsweise nachfolgende Anforderungen häufig gestellt.
Die Intranet-Suche sollte eine Vielzahl von Inhalten durchsuchen können. Dazu gehören:
Untersuchen Sie verschiedene Anbieter und ihre Lösungen. Führen Sie Tests durch, um die Benutzerfreundlichkeit, Reaktionszeit und die Qualität der Suchergebnisse zu bewerten. Dies ermöglicht es, die beste Option für Ihr Unternehmen zu identifizieren.
Oft sind unsere Kunden mit der Microsoft Search Suche zufrieden, da diese solide Funktionalitäten bietet. Sie ist die native Suchfunktion für SharePoint und damit mit Intranetumsetzungen kompatibel, die selbst auf SharePoint basieren. Die Suche durchsucht SharePoint-Websites und andere Microsoft-Produkte, wie beispielsweise Office 365 und Microsoft Teams.
Es gibt noch eine Reihe von Anbietern die sich in der Suchtechnologie spezialisiert haben und mit auch SharePoint-Intranets kompatibel sind.
BA Insight: BA Insight bietet eine erweiterte Suchlösung für Sharepoint-basierte Intranets an. Die Plattform ermöglicht eine verbesserte Relevanzbewertung, Metadatenverwaltung und Integration von Drittanbieterdatenquellen.
Search365: Search365 ist auf die Suche in SharePoint spezialisiert und bietet erweiterte Funktionen für die Metadatenverwaltung, die Suche in Dateiinhalten und die Anpassung der Suchergebnisse.
Mindbreeze: Mindbreeze bietet eine Such- und Wissensmanagementlösung an, die speziell auf SharePoint und Office 365 zugeschnitten ist. Sie bietet Funktionen wie semantische Suche und automatisierte Metadatenextraktion.
AvePoint: AvePoint bietet eine Reihe von SharePoint-Add-Ons und -Lösungen, darunter auch Suchfunktionen. Diese Lösungen ermöglichen die Verbesserung der Suche, das Datenmanagement und die Sicherheit in SharePoint.
Sinequa for Microsoft 365: Sinequa bietet eine Cognitive Search & Analytics-Plattform, die in SharePoint und Microsoft 365 integriert werden kann. Sie bietet eine erweiterte semantische Suche und maschinelles Lernen zur Verbesserung der Suche in SharePoint-Inhalten.
Coveo for Microsoft 365: Coveo bietet eine Suchlösung, die sich nahtlos in SharePoint und Microsoft 365 integrieren lässt. Sie verwendet KI und maschinelles Lernen, um personalisierte und relevante Suchergebnisse bereitzustellen.
Elasticsearch for SharePoint: Elasticsearch kann auch in SharePoint-Umgebungen integriert werden, um die Suche zu optimieren. Es bietet leistungsstarke Suchfunktionen und eine skalierbare Architektur.
SearchStax: SearchStax bietet eine Suchplattform auf Basis von Elasticsearch und Solr, die in SharePoint integriert werden kann. Sie ermöglicht eine bessere Suche in SharePoint-Dokumenten und -Inhalten.
Nach der Auswahl ist eine reibungslose Implementierung entscheidend. Im Optimalfall fügt sich die gewählte Suchmaschine nahtlos in Ihr Unternehmensintranet ein.
Stellen Sie nach der Implementierung sicher, dass Ihre Mitarbeiter von der neuen Suchmöglichkeit erfahren. Beispielsweise könnten Sie die verschiedenen Funktionalitäten Ihrer Suche in einem Intranet-Artikel vorstellen. Überlegen Sie zudem, ob Sie eine kleine Schulung zur richtigen Nutzung der Suche anbieten. Dies könnte sich insbesondere bei komplexeren Suchmaschinen mit vielen individuellen Optionen anbieten.
Einige Suchfunktionen bieten die Möglichkeit, zu analysieren, nach welchen Begriffen Ihre Nutzer gesucht haben, und welche Interaktion mit den angezeigten Suchergebnissen stattfindet. Alternativ kann Feedback durch einen Fragebogen von Ihren Mitarbeitern erhoben werden. Diese Informationen können Sie nutzen, um die Suchfunktion noch weiter zu verbessern und mit hilfreichen Inhalten anzureichern.
Die Intranet-Suchfunktion ist ein strategischer Bestandteil der unternehmensinternen Kommunikation. Die gezielte Auswahl einer passenden Suchlösung steigert nicht nur die Effizienz, sondern fördert auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihre Intranet-Suche zu optimieren und Ihr Unternehmenswissen zu vertiefen.
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